PMとPMOの違いとは？PMOの役割と導入のメリット・デメリット

「PMとPMOの違いが分からない」という方に向けて、両者の役割を紹介します。
PMOは規模の大きなプロジェクトで導入されることが多く、プロジェクトの質を高めるのに重要な役割を果たします。PMOの導入によって得られる効果、導入にあたって注意すべきポイントも解説するので、PMOの導入を迷う場合はぜひご覧ください。
PMOを導入する際の方法や外部のサービスを活用する利点についても解説します。

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PMとPMOの違い

PMとPMOの違いは、PMがプロジェクトの総責任者として全体のマネジメントを行う立場である一方、PMOはPMが正しい意思決定を下せるようにサポートを行う立場であるということです。

PM（プロジェクトマネージャー）には、必要な人員の手配、スケジュール管理、コスト管理、品質管理、顧客折衝といった幅広い仕事をこなし、プロジェクトを成功に導く役割があります。ただ、プロジェクトの規模が大きくなるとPMの仕事量が膨大になり、一人で全体を管理するのが難しくなります。

そこで、PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）が必要な支援を行います。PMOは組織内におけるプロジェクトを横断的に支援する部門や組織で、一般社団法人 日本PMO協会はPMOの主な役割として以下を挙げています。

• ・プロジェクトマネジメント方式の標準化
• ・プロジェクトマネジメントに関する研修など人材開発
• ・プロジェクトマネジメント業務の支援
• ・プロジェクト間のリソースやコストの各種調整
• ・個別企業に適応したプロジェクト環境の整備
• ・その他付随するプロジェクト関連管理業務

PMOはPMのプロジェクトマネジメントを支援することでプロジェクトを成功に導く役割を担っています。

小規模なプロジェクトではPMOは不要ですが、大規模なシステム開発といったプロジェクトではPMOを導入することが多いです。

必要なスキルの違い

PMとPMOでは必要なスキルに違いがあります。

両者に共通して求められるスキルは、プロジェクトの進捗や予算、人材などを管理するマネジメント能力と、プロジェクトチームや外部の関係者とやりとりするコミュニケーション能力です。このほかに、PMはメンバーに指示を行うためプログラミングなどのスキルがあるのが望ましいでしょう。

PMOは事務作業を担当するため、集計したデータをエクセルやワードを使って分かりやすく資料にまとめる文書作成の能力が求められます。

関連記事：PMの育成方法は？必要なスキルや、人材不足の理由を解説

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PMOとPLの違い

PMOとPLの違いを理解するには、まずPMとPLの関係を確認しましょう。PLには、PMが立てた計画をメンバーに伝えて実行していく役割があります。

PMOとPLはどちらもPMと連携してプロジェクトを成功させるために働きますが、PLが現場監督としてプロジェクト内に限定した管理を行うのに対して、PMOはプロジェクトを俯瞰する目線から管理手法の提案などを行いPMを補佐するのが特徴です。

PMOの3つの役割

PMOには主に3つの役割があります。

PMOアドミニストレータ（PMO事務）

PMOアドミニストレータは、事務的な作業を担当し、プロジェクトに関する社内プロセスを円滑にする役割を持っています。

具体的には、プロジェクトデータの収集や会議のセッティング、書類作成・経費処理、プロジェクトメンバーの勤怠・稼働管理などを行います。

PMOエキスパート

PMOエキスパートは、PMOアドミニストレータが収集した情報を分析しルールの策定や標準化を行うポジションです。

具体的には、プロジェクトで使用するツールの選定・開発のほか、社内プロセスの文書化やプロジェクトに参加するメンバーの教育を行い、プロジェクトの品質を安定させる役割を果たします。

PMOマネジャー

PMOマネージャーは、PMO組織のまとめ役ともいえるポジションです。業務としては、PMOメンバーの教育や勤怠管理を行うほか、PMO組織の予算管理も担当します。

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PMOを導入するメリットとデメリット

PMOの導入にはどのようなメリットがあるのでしょうか。デメリットと合わせて確認していきましょう。

メリット

PMOの導入によりPMの負担を軽減できます。大規模なプロジェクトではPMの業務量が膨大になり、プロジェクト全体を適切に管理するのが難しくなってしまいます。

そこでPMOのサポートを入れることで、PMが意思決定に集中できプロジェクトの質が向上するでしょう。また、PMOが客観的な視点から最適なプロジェクトマネジメント手法を提案することにより、プロジェクトの成功率も高まります。

デメリット

一般的に、PMOとPM、PL、メンバーの間に上下関係はないとされています。ただ、プロジェクトを最適な方法で管理しようとするあまり、PMに対するPMOの態度が高圧的なものになり、人間関係に問題が生じる例があるようです。

立場が違う人間が増えることで意見の対立が生じ、プロジェクトの進行に影響を与えることも考えられるでしょう。

対策としては、プロジェクトを統括するのはあくまでもPMであることを意識し、PMOが主導権を握りすぎないように気をつけることが必要です。また、小規模なプロジェクトではPMOを導入するメリットが少ないため、プロジェクトの規模に応じてPMOの導入を検討しましょう。

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PMOの導入方法

PMOの導入の仕方としては、社内にPMO組織を常設する方法とプロジェクトごとにPMOを設置する方法があります。

前者は複数のプロジェクトを並行して行うIT企業に多いパターンで、PMOは経営者と連携しながら複数のプロジェクトをまとめて管理します。

後者は基幹システムの導入といった組織横断的に進める大規模なプロジェクトに見られるパターンで、PMOはPMの補佐としての役割を果たします。

また、企業内でPMO組織を編成する以外に、外部の専門企業やフリーランスのIT人材にPMOを委託することも可能です。

外部にPMOを依頼すると、社内にない客観的な視点を取り入れられたり、専門的なノウハウを吸収できたりするメリットがあります。外部PMOは他業種でのプロジェクトマネジメント経験を積んでいるため、より多角的な観点から改善提案を行ってくれると期待できるでしょう。

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