採用計画の立て方とは？人材確保のコツや計画書のテンプレートを紹介5つのステップ

「人材獲得がうまくいかず、採用計画の立て方を見直したい」と考えている方がいるのではないでしょうか。

この記事では、基本的な採用計画の立て方を解説します。また、実際にプランを考える際に使える採用計画書のテンプレートも紹介します。計画に基づき採用活動を行う際のポイントもお伝えするので、人材確保がうまくいかないと悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。

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採用計画とは？

採用計画とは、企業が人材を採用する際に立てる計画のことです。具体的な要素は、以下の通りです。

• 欲しい人物像
• 採用人数
• 採用方法
• 採用スケジュール

採用計画を立てる際は、社内のプロジェクトの状況や経営方針などを踏まえて、いつまでに、どの部署で、何人の人材を採用するか、といった内容を決定します。また、求人掲載から採用、入社後の育成研修までのスケジュールも策定していきます。

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【なぜ必要？】採用計画を策定する理由

採用計画を立てることで、採用担当者と現場社員の間で、求める人物像や採用基準に関する共通認識を持つことができます。採用のゴールに関する認識を揃えることで、人事と現場の連携がスムーズになり、採用機会を逃すといった失敗を防げるでしょう。

また、自社が求める人物像を明確にすることで、選考の精度が上がり採用のミスマッチを防げます。さらに、採用スケジュールをあらかじめ決めておくことで、場当たり的な採用活動を防ぎ、事業計画と連動した人材確保を行える効果が期待できます。

採用計画策定の4つのステップ

採用計画を立てる際は、採用したい人物像や採用人数を決定した後、採用手法やスケジュールについても決めていきます。

ここでは、計画を立てる際の5つのステップを紹介するので、一例として参考にしてください。

ステップ1：採用したい人物像を設定する

まず、経営方針や事業計画に基づいて採用したい人物像を設定します。具体的には、必要なスキルや経験、自社に合う人柄や価値観について検討しましょう。

なお、人物像を考える際は、現場の声を反映させるために、各部署へのヒアリングを行うのがポイントです。次のステップで決める採用人数や雇用形態についても、採用後の配属予定部門の状況を把握したうえで、判断を行いましょう。

人物像が明確になったら、採用のターゲットとなる人材のペルソナを設計します。ペルソナを作成することで、より具体的な採用戦略を立てやすくなります。ペルソナの概要や設計方法については、以下の記事を参考にしてください。
採用におけるペルソナの設計方法は？作成のメリットやフォーマットも紹介

ステップ2：採用したい人数を決める

現在の業務量や今後の事業計画を考慮し、採用するべき人数を算出します。業務量を振り返る際は、不要な業務や簡略化できる業務がないか見直したうえで、必要な人数を明らかにしましょう。

人数を見積もった後は、その人数を採用した際に会社として利益を確保できるかどうかを検証することも必要です。人件費の増加によって利益の確保が難しい場合は、現在の業務内容や役割分担を改めて見直し、採用人数の再検討を行いましょう。

ステップ3：採用手法を選択する

採用手法には以下のようにさまざまな方法があるため、採用したい人材や雇用形態に合わせて自社に合った手法を選びましょう。

• 求人サイトに求人を掲載する
• 人材紹介会社を利用する
• SNSで候補者にアプローチする
• リファラル採用を行う

たとえば、経験豊富な即戦力人材を採用したい場合は、人材紹介会社の利用が効果的かもしれません。一方、アルバイトやパートタイムで募集をかけたい場合は、アルバイト専門の求人サイトや地域の情報誌への求人の掲載が有効でしょう。

中途採用の具体的な手法については、以下の記事も参考にしてください。
【13選】中途採用の方法を紹介！トレンドや各手法のメリット・デメリットを解説

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ステップ4：採用スケジュールを策定する

最後に、採用活動の具体的なスケジュールを立てます。以下の採用フローごとに、開始と終了のタイミングを決めましょう。

求人掲載→書類選考→面接→合否判断→入社準備→入社

中途採用の場合は、自社の状況や業界の特性に応じて柔軟にスケジュールを組むことが可能です。新卒採用については、政府が提示している以下のルールを踏まえてスケジュールを検討しましょう。

• 広報活動開始　　 ：卒業・修了年度に入る直前の3月1日以降
• 採用選考活動開始 ：卒業・修了年度の6月1日以降
• 正式な内定日 　　：卒業・修了年度の10月1日以降

引用元：大学等卒業・修了予定者の就職・採用活動時期について｜厚生労働省

採用計画テンプレートの作り方

立案した採用計画は、計画書に落とし込んで社内で共有できるようにしましょう。以下では、各項目のテンプレート例をいくつか紹介するので参考にしてください。

【採用要件】

【採用目標】

【採用方法】

【採用スケジュール】

採用計画を実行する際の手順

採用計画を立てたら、次はその計画を実行に移す段階です。スムーズな採用活動を行うために、以下の手順を踏むことをおすすめします。

1.社内の協力体制の構築

採用活動は人事部門だけでなく、全社的な取り組みとして進めることが大切です。特に、現場社員の協力は不可欠です。面接や面談での協力を要請し、採用したい人物像について共通認識を持ちましょう。現場の声を反映させることで、自社に合った人材を見極められます。

2.採用サイトやSNSの更新

企業の顔となる採用サイトやSNSは、定期的に更新することが重要です。最新の情報や社内の雰囲気が伝わる投稿を心がけましょう。たとえば、社員インタビューや職場の様子を紹介する記事を掲載すると、応募者の興味を引きやすくなります。

3.募集に向けた準備

採用に関わる社員のスケジュールを確認し、面接日程などを調整します。

また、決定した採用手法をどのように活用するか、複数組み合わせる場合はどのような順番で求人募集を開始するのか決めていきます。過去に使用したことがある手法であれば、その経験を活かして使い方をブラッシュアップできないか検討しましょう。

4.募集活動

募集に向けての準備が完了したら、採用スケジュールであらかじめ予定していた時期に募集を開始します。募集開始後は、公開した求人のアクセス状況を定期的に分析し、応募が少ない場合は、求人原稿の見直しや採用手法の変更を検討しましょう。

また、ダイレクトリクルーティングを行う場合は、開封率や返信率を上げるため、候補者にとって魅力的なスカウトメールを作成して送付します。効果的なスカウトメールの書き方については、以下の記事をご覧ください。
【例文あり】スカウトメールの開封・返信率を上げる書き方のコツを解説

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5.選考

求職者からの応募があったら、次はいよいよ選考です。通常は書類選考から入りますが、自社からスカウトした場合や、求職者の希望によってはカジュアル面談から始めるのもおすすめです。

カジュアル面接とは、企業と候補者が相互理解のために行う面談で、面接のように合否を決めることはありません。面談の目的は、応募者の疑問を解消したり、自社の魅力をアピールしたりすることで、面談を通して候補者の志望度を高めることも可能です。

カジュアル面談の具体的なやり方については、以下の記事を参考にしてください。
カジュアル面談とは？面接との違いや実施目的、事前準備、当日の流れも解説

カジュアル面談後の正式な面接でも、話しやすい雰囲気を作ったり、積極的に自社の魅力を伝えたりして、入社意欲が高まるように工夫しましょう。面接官が複数いる場合は、担当者によって採用基準が変わらないよう事前に評価の基準をすり合わせておくのがポイントです。

6.内定者へのフォローアップ

内定を出した後は、入社までの期間にフォローアップを行うことが大切です。内定を出しても、候補者に不安があったり、他社への入社を考えている場合、内定辞退に至る可能性があります。

そのため、定期的にコミュニケーションを取り、内定者の不安を解消して内定辞退を防ぎましょう。会社の最新情報を共有したり、配属部署の情報を伝えたりすることで、入社への期待を高められるでしょう。

採用活動を成功に導くためのポイント

採用計画を立てたうえで採用を成功させるには、応募者への対応の仕方を工夫したり、求職者側の動きを考慮したうえで採用の方針を決めたりすることが重要です。

ここでは、採用を成功させるための3つのポイントを紹介します。

応募者への対応は迅速に行う

エントリーや問い合わせへの返信、面接日程の調整、選考結果の通知などは迅速に行いましょう。

対応が遅いと応募者の志望度が下がるおそれがあるほか、競合他社に応募者が流れるリスクが高まってしまいます。特に、優秀な人材は複数の企業から内定をもらうことが多いため、スピーディーな対応が必要です。

選考スピードを上げる

選考プロセス全体のスピードアップも重要です。長期化する選考は、応募者の離脱や他社への流出リスクを高めます。そのため、各選考段階の間隔を短くし、全体の選考期間を短縮することをおすすめします。

たとえば、一次面接と二次面接を同日に行ったり、Web面接を活用して日程調整を容易にしたりするなどの工夫が考えられます。ただし、スピードを上げすぎて選考の質が落ちないよう注意が必要です。

求職者の動向を分析する

採用市場の動向を把握し、それに応じた戦略を立てることが重要です。応募が多い時期や、応募者の志望理由などを分析し、採用活動に活かしましょう。

新卒エンジニアの就活動向については、レバテックの調査で就活開始のタイミングが明らかになっています。

引用元：新卒エンジニアの就活が更に早期化、6月までに就活を始める学生は昨年比＋7.3pt｜レバテック

調査によると、25卒エンジニア志望学生の66.6％が「2023年6月」までに就職活動を開始していたことが分かりました。前年度と比較すると、6月までに就活を始める学生は7.3ポイント増加しており、就活開始時期は早期化の傾向が見られます。

このような情報を踏まえ、採用活動の開始時期を調整することで、より多くの優秀な人材にアプローチできる可能性が高まります。

また、過去の採用活動で分かっている自社の志望理由を分析することで、採用で何をアピールすれば良いかが分かります。これまでの面接の記録を見返したり、在籍している社員にヒアリングを行ったりして、応募者の傾向を掴みましょう。

参考：新卒エンジニアの就活が更に早期化、6月までに就活を始める学生は昨年比＋7.3pt｜レバテック

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採用計画の立て方に関するよくある質問

採用計画の立て方に関するよくある疑問を解消していきます。

Q.採用計画はどうやって立てる？

A. 採用計画を立てる際は、必要なスキルや経験、人柄などを明確にし、求める人物像を設定しましょう。また、事業計画や予算を考慮し、採用したい人数を決定します。次に、求人サイトや人材紹介などの採用手法を選択しましょう。そのほかには、求人募集や選考など各ステップの開始・終了時期を明確にし、全体のスケジュールも決めていきます。

Q.新卒の採用計画の立て方は？

A. 新卒の採用計画は、政府が提示している就活スケジュールを踏まえて立てる必要があります。3月1日以降に企業の広報活動が解禁されるため、この時期に合わせて自社の採用サイトや求人情報を公開する準備をしておく必要があります。続いて、6月1日以降に選考が解禁となるため、この時期までに選考方法や評価基準を明確にしておきましょう。正式な内定日は、10月1日以降とされています（2025年5月現在）。

参考：大学等卒業・修了予定者の就職・採用活動時期について｜厚生労働省

Q.中途採用に最適な時期はある？

A. 中途採用を行う際は、求職者が動く時期を狙うと良いでしょう。4月から新しい職場で働きたいと考える求職者は、1～2月に転職活動を開始することが多いです。6～7月は

賞与を受け取ってから転職活動をする人が増える時期です。また、上半期に合わせて10～11月に転職活動をする人も多い傾向があります。