ITアウトソーシングとは？導入するメリットとデメリット、活用時の注意点

ITアウトソーシングの活用に迷っている方は多いのではないでしょうか？

ITアウトソーシングを行えば、社員がコア業務に集中できたり、IT業務に費やすコストを削減できたりするメリットがあります。活用を迷う場合は、メリットとデメリットを比較したうえで導入を決めてはいかがでしょうか。

この記事では、アウトソーシング先を選ぶ際のポイントや業務を委託する際の注意点も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

ITアウトソーシングとは

ITアウトソーシングとは、ITに関わる業務の一部または全部を外部の企業に委託することを指します。

近年は、ITを使って業務を効率化する企業や、ITを取り入れたサービスを展開する企業が増えています。しかし、企業によっては社内にIT人材がいないため、最近はDXを進めるためにITアウトソーシングを活用する企業が増加中です。

ITアウトソーシングの活用を検討する際は、まずはどんな種類があるのか確認していきましょう。

フルアウトソーシング

フルアウトソーシングは、企画・要件定義・開発・運用などすべての工程をアウトソーシングする形態です。社内の負担を大幅に減らすことができ、社員がコア業務に集中できるようになります。

ただし、依頼した業務がブラックボックス化する可能性が高いことや、費用が高額になる点には注意が必要です。

運用

運用のアウトソーシングでは、サーバーやOSといったインフラの運用を外部に委託します。業務システムがあるものの、メンテナンスの人手がなく使いこなせていない場合などは、運用のアウトソーシングによってシステムを有効活用できる可能性が出てきます。アウトソーシング先から運用のノウハウを学ぶこともできるでしょう。

ホスティング

ホスティングとは、サーバーなどを外部の事業者から借り、その管理・運用を任せることです。外部に運用を任せることで管理コストを削減できるほか、機器の故障や老朽化に伴うメンテナンスも依頼できるので、安定的な運用につながるでしょう。

また、ホスティングを手掛ける企業は高度なセキュリティ対策を行っているため、セキュリティの強化も期待できます。

ハウジング

ハウジングは、自社のサーバーを外部の事業者に預ける形態を指します。ホスティングでは、外部の企業からサーバーを借りますが、ハウジングは自社でサーバーを用意し、外部のデータセンターに置いてもらうのが特徴です。

サーバーを設置する建物は、ハウジングサービスを提供する事業者による災害対策が施されているため、災害時のデータ消失などのリスクを防げるのがメリットです。サーバーの運用は自社で行いますが、サービス内容によってはメンテナンスやトラブル対応を任せることもできます。

ヘルプデスク

ヘルプデスクは、自社に代わって顧客の電話やメールによる問い合わせへの対応を行ってもらうサービスです。顧客だけではなく、社内の従業員からの問い合わせへの対応を依頼することもできます。

たとえば、社内のPCやタブレット端末に関する問い合わせ対応をヘルプデスクに任せることが可能です。ヘルプデスクは、対応内容や対応可能な時間ごとに多くのサービスがあるので、自社の目的に合ったサービスを探しましょう。

常駐サービス

常駐サービスでは、アウトソーシング会社の担当者に自社に常駐してもらい、技術的なサポートを受けられます。システムに関する疑問などを直接質問できるため、迅速に問題解決できるのがメリットです。アウトソーシング先によってはコンサルティングサービスを提供している場合もあるので、システム運用についての助言を受けることもできるでしょう。

ここまで、ITアウトソーシングの種類を説明してきましたが、ITアウトソーシングはSES（システムエンジニアリングサービス）と混同されがちです。両者の違いについては、以下の記事を参考にしてください。
アウトソーシングとSESの違いとは？特定派遣との違いもあわせて解説

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ITアウトソーシングが注目される理由

企業がITアウトソーシングを活用する目的としては、DXの推進やコスト削減などが挙げられます。ここでは、なぜITアウトソーシングの需要が高まっているのか、具体的な理由を紹介します。

DXを推進する企業が増えているため

ITアウトソーシングの需要が高まっている理由の一つは、DXを推進する企業が増加していることです。

経済産業省は「DXレポート ～ITシステム『2025年の崖』克服とDXの本格的な展開～」で「2025年までにDXが完了していないと、1年あたり最大12兆円の経済損失が生じる懸念がある」と指摘しています。デジタル技術の活用で新たなビジネスモデルを創出するDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進は、IT企業に限らず多くの企業にとっての課題といえるでしょう。

ただ、これまでITに触れてこなかった企業がいきなりDXを図るのは難易度が高いのが実情です。そのため、ノウハウが溜まっていないIT系業務はITアウトソーシングに任せ、自社が注力すべきコア業務に自社人材を投入する企業が多いようです。

参考：DXレポート ～ITシステム「2025年の崖」克服とDXの本格的な展開～｜経済産業省

業務効率化・生産性向上を図るため

業務効率化・生産性向上を図るためにITアウトソーシングを活用する企業も少なくありません。

IT系の業務は専門性が高く、人材の採用・育成に時間やコストがかかります。生産性を高めたくても人材の採用や育成が進まず、思うような成果をあげられないケースがあるでしょう。

ITアウトソーシングで採用できる人材は、すでに専門的なスキルを持っています。業務にあたる際には、そのスキルを活かしつつ効率や成果を考慮して取り組んでくれるため、生産性向上のために活用されることが多くあります。

コストを削減するため

各種の経費を削減するために、ITアウトソーシングが導入されることもあります。

人材を雇用すると、給与や福利厚生費、法定福利費などの固定費がかかります。閑散期や事業・チーム変更などがあっても、雇用している人数の変動がなければ支出は変わりません。しかし、ITアウトソーシングを使えば、繁忙期など必要なときだけ人材を採用でき経費を抑えられます。

労働人口が減少しているため

日本は少子高齢化が進み労働人口が減っており、社内の人手不足を補うためにITアウトソーシングを利用する企業もあります。

近年は、多くの業界・企業で人手不足となっており、事業を展開する際に必要な社内リソースを確保できない状況に陥っています。特に、DXを推進する企業が増える中でIT人材の不足は顕著であり、慢性的な人材不足を補うため、ITアウトソーシングを活用する企業が増えていると考えられます。

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ITアウトソーシングを導入するメリット

ITアウトソーシングには、コストを削減できたり、最新のIT技術に対応できたりするメリットがあります。ここでは、ITアウトソーシングのメリットを紹介するので、導入前に確認しておきましょう。

ITコストを削減できる

ITアウトソーシングの活用によって、IT関連のコストを削減できる可能性があります。

具体的には、IT関連の業務に従事する社員の工数を削減できるほか、機器やソフトウェアにかかっていた設備費を削減できる場合もあります。IT人材の採用にコストをかけていた場合、人材を採用・配置するコストも削減できるでしょう。

最新のIT技術に対応できる

ITアウトソーシングを活用することで、社内での手間を省いて最新のIT技術に対応できるようになります。

IT技術は移り変わりが激しく、一度IT人材を採用・育成した後も継続的に教育を行い時代に合ったスキルを習得させる必要があります。非IT企業の場合、IT人材の採用や育成にコストをかけるより、ITアウトソーシングを活用した方が低コストで最新のIT技術に対応できる可能性が高いでしょう。

コア業務に集中できる

ノンコア業務をアウトソースすることで、社員がより重要度の高いコア業務に専念できます。運用や保守、問い合わせへの対応を外部に委託すれば、コア業務に割ける時間が増えるほか、新しい技術の習得にかけられる時間を確保できるでしょう。

専門性を持つプロに業務を任せられる

ITアウトソーシングを行う企業はITに関する専門的な知識を持っているため、社内にはない専門的な技術を活用して事業の成長につなげられます。ITアウトソーシングを活用することで、自社では対応が難しい複雑なシステム開発や社内に前例のない技術の導入も期待できるでしょう。

組織体制を柔軟に変更できる

ITアウトソーシングの導入によって、組織体制の変更をスムーズに行えるようになります。

事業を成功させるには、トレンドや世情に応じて事業内容や方針を変えることが大切です。変更内容によっては組織体制や設備を大きく変える必要もあるでしょう。自社社員で新組織や開発チームを作るには適した人材を選抜しなければならず、空いたポジションがあれば採用活動をする必要もあります。

逆に事業を縮小する場合には、人材が余ってしまう可能性があるでしょう。設備に関しては、新規事業を展開するたびに新しいシステムの導入や環境整備をしているとコストがかかります。

ITアウトソーシングを利用すれば、組織体制を変更する際の人材の過不足に柔軟に対応できます。自社で環境を整えなくても、適した形態のITアウトソーシングサービスを選ぶことで事業の方針を柔軟に変更できるでしょう。

以下の記事ではエンジニア派遣のメリットについて触れているので、エンジニア派遣を検討している場合は参考にしてください。
【企業向け】エンジニア派遣のメリットとは？費用や利用の流れも解説

ITアウトソーシングを導入するデメリット

一方で、ITアウトソーシングには、社内にノウハウが蓄積しない、セキュリティ上のリスクがある、といったデメリットも存在します。ITアウトソーシングを利用する場合は、メリットだけではなくデメリットも把握しておきましょう。

自社にノウハウが溜まりにくい 

ITアウトソーシングを導入すると社内の業務を減らせる一方、自社にノウハウが溜まりにくいというデメリットが発生します。

外部に業務を委託することで、社員がIT関連のノウハウを身につける機会が失われてしまいます。アウトソーシングを活用する場合は、「自社でも業務内容を把握しておく」「コア業務は社内で行う」といった対策が必要です。

かえってコストがかかることもある

コスト削減のためにITアウトソーシングを導入したのに、かえってコストがかかったという例は少なくありません。

ITアウトソーシングにあたっては、外注先の選定や相手企業とのすり合わせといった準備が必要です。実際に業務が開始されるまでに予想以上の手間と時間がかかり、「自社で対応した方がコストがかからなかった」という結果も考えられます。

アウトソーシングを活用する際は、費用だけではなく手間を含めた全体のコストを考慮し、費用対効果を判断すると良いでしょう。

セキュリティ上のリスクがある

自社の業務を外部に委託すると、情報漏洩リスクが生じるのは避けられません。顧客情報といった機密情報の流出を防ぐには、事前に秘密保持契約を結んだり、アウトソーシング先が閲覧できる情報を制限したりすると良いでしょう。また、プライバシーマークを取得している企業と取引を行うといった対策も有効です。

トラブル対応で生産性が落ちることがある

アウトソーシング先の業務レベルが低いと、自社で行うよりもかえって業務の質が下がったり、トラブル対応に時間がかかったりすることが考えられます。トラブル対応に時間を割くと社内の業務が停滞し、アウトソーシングをしているにも関わらず生産性が下がることになりかねません。

業務を外注する際は、コスト面だけではなく相手企業の得意分野や実績を確認してから委託することが重要です。

海外への委託では言語の違いや時差によるトラブルリスクがある

ITアウトソーシングサービスを使う場合、海外の企業にも業務を委託できますが、言語の壁や時差といった海外ならではのデメリットがある点には注意が必要です。

海外企業は人件費や設備費などが安い分、サービスの値段もリーズナブルに設定されていることが多いです。そのため、大幅な開発コスト削減につながるメリットがあります。

その一方で、言語や文化の違いから齟齬が生じ、開発が滞ることも少なくありません。時差もあるため確認やトラブル対応に時間がかかるのもネックです。

海外にアウトソーシングする際は、言語スキルやコミュニケーションスキルが高いブリッジSEを配置するとともに、開発進捗の報告や定時連絡に関する取り決めを行いましょう。

ベンダー依存によるリスクがある

特定の企業にアウトソースしている場合、その企業がサービスを停止・撤退したり倒産したりした際に、自社の事業も停滞してしまう可能性があります。停止・撤退・倒産などではなくても、サービス・契約内容の変更があれば、事業への影響が出るおそれがあるでしょう。

アウトソース先企業のサービス内容や技術の独自性が高いほど、自社の事業への影響は大きいです。ITアウトソーシングを活用する際は特定の企業にばかり依頼せず、リスク分散することも検討しましょう。

ITアウトソーシングを活用する際の5つのポイント

ITアウトソーシングを活用する際は、次のポイントに気をつけると良いでしょう。

1.委託する業務内容を整理して予算を決める

運用といった業務の一部を委託するのか、企画・開発から運用まで一連の業務をフルアウトソーシングするのか、自社の人員やアウトソーシングにかけられる予算を考慮したうえで判断しましょう。

アウトソーシングする業務内容を決める際は、自社の課題を明らかにすることも必要です。人員が足りない工程やコア業務に集中するためにリソースを割きたくない工程を明確にすると、外注するべき業務範囲を洗い出せます。

2.長期的な視点にもとづき依頼内容を検討する

ITアウトソーシングを利用する際は、長期的な計画を踏まえて依頼する業務内容を検討しましょう。

たとえば、将来的に開発・運用を内製化したい場合は、アウトソーシングを利用しつつ社内に必要なノウハウを蓄積する必要があります。その場合は、業務を丸投げにせず、依頼する業務や期間を限定してアウトソーシングを利用するといった工夫が必要です。また、社内の状況に合わせて依頼内容を柔軟に変更する対策をとっても良いでしょう。

さらに、自社で直接業務を行わない場合も、アウトソーシング先がどのように開発や運用を行っているか確認できる体制を築くことで、将来的に社内で役立つノウハウを蓄積できます。

3.委託先について調査する

委託する業務内容を整理したら、候補となる企業が外注したい業務の専門性を持っているか、公式Webサイトでサービス内容や実績を調査しましょう。

料金が安い外注先が見つかったとしても、業務の遂行能力が低いとトラブルが起こり対応に時間がかかることが考えられます。コストだけに着目するのではなく、品質とコストのバランスを考えたうえで委託先を決めるのが賢明です。委託先を選ぶ際には、以下のポイントを確認しましょう。

• 対応可能な業務
• 対応業務に対する専門性の高さ
• 実績
• 料金
• 行っているセキュリティ対策

4.責任範囲を明確にする

ITアウトソーシングの導入時には、業務範囲やトラブルが発生した際の責任の所在を明確にしましょう。サービスの品質について明確にしておくと、運用開始後に思ったような成果が得られないといったトラブルを防げます。

5.セキュリティについての取り決めを行う

運用開始前に相手企業と話し合い、セキュリティに関する取り決めを行いましょう。作業を行う場所や機密情報を取り扱う人員の数を確認することも必要です。共有する情報についてはその内容や範囲を事前に見直し、問題がないか確認します。

また、委託先が以下の認定を取得しているかをチェックすることも大切です。

• プライバシーマーク：個人情報に関する取り扱いが適切であることを示す
• ISMS認証：国際的なセキュリティ基準をクリアしていることを示す

以下の記事では業務委託でよくあるトラブルと対処法を紹介しています。アウトソーシングを利用する際は、ぜひ事前にチェックしてください。
業務委託契約でありがちなトラブルと5つの対策方法

ITアウトソーシングの具体的な導入手順

実際にITアウトソーシングを利用する際は、どのような手順を踏めばスムーズに導入できるのでしょうか。導入方法は企業によって異なりますが、ここでは一般的な導入の手順を紹介します。

1.課題の把握とゴール設定

ITアウトソーシングを導入する前に、まずは現在の自社の課題を把握し、アウトソーシングの活用によって何を実現したいのかを明確にしましょう。以下はその一例です。

自社の課題：システムを運用するための人手が足りないゴール：将来的に社内で運用するために一時的にアウトソーシングを活用する

課題を洗い出してゴールを設定したうえで、現状のリソースではどの範囲の業務に手が回っていないのか、コア業務を妨げている業務は何かを明らかにしていきましょう。その次に、アウトソーシングする業務を確定し、いつまでに依頼するのかを決めていきます。

2.要件定義

課題やゴールが明らかになったら、要件定義を行います。依頼する業務を運用するために必要な人員数や予算、情報などの基本的な方針を決めていきましょう。

3.運用設計

要件定義の後は、運用設計を行います。作業フロー図や作業手順書を作成し、効率よく業務を進められる環境を整えましょう。また、スキルチェック表を用意することで、業務に必要な人材の配置や教育をスムーズに行えます。

4.アウトソーシングの導入

実際にITアウトソーシングの導入・立ち上げを行います。導入時は、座学やOJTを通して担当者に必要な知識を伝達しましょう。アウトソーシング先が業務内容や手順を把握できたら、委託先のみでの運用に移ります。

運用開始時はトラブルが発生することもあるため、状況に応じて委託先と連携し改善を行いましょう。

フリーランスを使ったITアウトソーシングの事例

IT業務を外部に委託したいと考えている場合、個人で活動するフリーランス人材を活用するのも有効です。

フリーランスは企業に委託するのと比べて、依頼から稼働開始までのスピードが早いことがメリットです。企業へのアウトソーシングでは開始までにひと月単位の時間がかかることもありますが、フリーランスであればお互いの合意があれば即日作業を開始できます。また、窓口が一つなので進捗確認がしやすく、スムーズにコミュニケーションがとれるでしょう。

以下では実際にフリーランスを活用した成功事例を紹介するので参考にしてください。

株式会社スタイル・エッジ｜インフラ専任の人材を確保

スタイル・エッジは、弁護士や医師などの士業・医業のプロフェッショナルを対象に、「インフラ」「マーケティング」「システム」「コンサルティング」の4領域を軸に総合支援事業を行う企業です。

同社では、エンジニアの中途採用が難しい状況の中で、急ぎの対応が必要な案件に対して人手が不足し、思うように対応できないことが課題になっていました。そこで同社は、社外からフリーランス人材を調達することを決め、レバテックフリーランスを通して条件に合うインフラエンジニアを確保します。

その結果、それまでインフラを兼任していた社内エンジニアが開発に専念できるようになり、開発スピードが大幅にアップしたといいます。さらに、開発エンジニアのインフラ知識・技術だけでは解決できなかった問題点についても、フリーランスの参画で解消することができました。

スタイル・エッジの詳しい事例については、以下の記事をご覧ください。
SRE・インフラエンジニアの参画により業務効率と開発スピードが大幅にアップ

神戸市｜ポータルサイトの新機能開発を実現

神戸市企画調整局調整課では、市で行っている支援制度を簡単に検索するためのサービスの開発を企画していました。しかし、すぐには開発に取り組めず、着手できる頃には委託を検討していたアウトソース先企業での人材確保が難しい状況になっていました。

そこで、レバテックフリーランスを利用したところ、依頼から約1ヶ月でフリーランスの参画が決定しました。フリーランス本人と直接やりとりするため、情報伝達がスピーディーで要望も正確に反映され、開発がスムーズに進んだといいます。

神戸市の事例に関してより詳細な内容を知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
納期・予算の制約がある中、ポータルサイトの新機能開発を実現。神戸市がレバテックフリーランスの活用を選んだ理由とは

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ITアウトソーシングに関するよくある質問

ITアウトソーシングは、ITの普及やDX推進に伴い近年需要が高まってきているサービスです。まだ馴染みがなく、サービスの概要や活用するメリット・デメリットについて知りたい方は多いようです。ここでは、ITアウトソーシングに関するよくある質問に答えます。

Q.ITアウトソーシングとは？

ITアウトソーシングとは、ITに関する業務の一部またはすべてを外部に委託することです。ITアウトソーシングに対応している企業への依頼はもちろん、フリーランスに依頼する場合も該当します。

Q.ITアウトソーシング導入のメリットは？

ITアウトソーシングを活用すれば、専門性の高い人材を確保でき業務効率が上がります。ITに不慣れな企業なら、コア業務に集中できる利点もあります。繁忙期など人材が必要なタイミングだけ利用できるため、コスト削減も可能です。

Q.ITアウトソーシング導入のデメリットは？

自社社員がITに関するノウハウを身につけられません。情報漏洩のリスクもあります。また、アウトソーシング先の企業との相性が悪かったり相手のスキルレベルが低かったりすると、生産性が落ちたり余計な費用がかかったりする恐れがあります。

Q.ITアウトソーシング先はどうやって選べば良い？

依頼したい業務についての専門性を持っているか、現場を理解して柔軟な対応をしてくれそうか、機密情報の流出に対するセキュリティ対策をしているか、という点に着目して選びましょう。