外注管理の課題とリスク対策｜品質と納期を安定させるポイントも解説

外注先の増加によって管理が煩雑化し、品質のばらつきや納期遅延、そして属人化といった問題に直面していませんか？従来のExcel管理では限界があり、組織的な対応力が低下していると悩む企業は少なくありません。

この記事では、外注管理で直面する主な課題とリスクを解説します。品質と納期を安定させるための成功のポイントや、管理を効率化する具体的な手法もまとめていますので、ぜひ参考にしてください。

外注管理で直面する課題とリスク

外注は、自社のリソースを補完し、専門性の高い知見を活用するために欠かせない手段です。しかし、管理体制の整備が追いつかないと、逆に大きな負担やリスクを抱えてしまいます。この章では、外注管理で直面する課題とリスクについてまとめました。

品質のばらつきや納期遅延の発生

外注管理で直面するリスクとして、外注先の技術力やノウハウが足りず、成果物の品質や納期に影響が出る点が挙げられます。

たとえば、情報収集不足で自社の求めるレベルでの納品が期待できない外注先に依頼してしまった場合、品質が悪い成果物が納品されたり納期遅延が発生したりするおそれがあります。

依頼先選びを誤ると、自社と外注先で相談したうえで外注スケジュールを組み、明確な指示や定期的な進捗・品質確認を行っても、この課題を解決できない可能性もあるのです。

属人化による情報共有の課題

外注管理が特定の個人に集中すると、組織的な対応力が大きく低下するリスクがあります。 

一部の担当者に依存する管理体制では、緊急時の対応が遅れる場合があるでしょう。担当者が長期休暇や急な体調不良で不在になった場合、最新の取引の経緯や進捗状況がチーム内で即座に共有できないためです。

さらに、属人化によって担当者の業務負荷が過度に高まると、心身の負担から離職につながる可能性もあります。経験やノウハウが外注担当者個人のスキルに依存してしまい、組織として管理の質を維持・向上させることが難しくなるのです。属人化は、業務継続性のリスクだけでなく、担当者の負担増という側面からも課題となります。

コミュニケーションコストの増大

外注先の数が増加するにつれて、業務調整や確認にかかるコミュニケーションコストも増えていきます。

外注先とは基本的に、チャットツールやWeb会議などを利用して遠隔でコミュニケーションをとるケースが多いです。そのため、互いの作業時間を合わせるのが難しく、ミーティングや連絡の頻度が減ったり、情報共有に時間がかかったりすることがあります。 意思の疎通がうまくいかず、認識のズレが生じれば、手戻りが発生し、品質低下やプロジェクト遅延のリスクにつながるでしょう。

近年、リモートワークやデジタル化が進んだことで、こうした遠隔によるコミュニケーションの課題は顕著になっています。今回はIT業界における副業人材の活用に関する調査を、コミュニケーション課題の具体的な例として見てみましょう。

レバテックの調査によると、副業人材の課題として「副業人材と作業時間をあわせるのが難しいため、コミュニケーションコストがかかる」が40%で最多となりました。次いで「複業人材が遠隔で作業しているため、コミュニケーションコストがかかる」が38.5%を占め、時間的・空間的な制約がコスト増加の主要な原因となっています。

引用：25%が「社内承認が難しい」と回答/デジタル化・DX業務におけるIT副業人材の活用に関する実態調査（前編） – レバテック

セキュリティリスクの管理不足

外部に業務を委託する際、情報漏洩や不正アクセスといったセキュリティリスクの管理不足は、企業運営における脅威となります。

近年、委託先を起点とするサプライチェーンへの攻撃が増え、委託元のセキュリティレベルが高くても、委託先の脆弱性によって影響を受けるリスクが高まっています。

多数の外注先に対する管理が煩雑になり、リスクの可視化が困難になることも、管理不足を招く要因となるでしょう。

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外注管理を成功させるポイント

前章のような課題を解決するために、外注をする際は場当たり的な対応ではなく、具体的な仕組みを事前に構築しましょう。ここでは、外注管理を安定化させるために押さえておくべきポイントを解説します。

明確な要件定義と目標設定を行う

外注をして期待通りの成果を得るには、プロジェクトの初期段階で明確な要件定義と具体的な目標設定を行うことから始めましょう。指示が抽象的であるほど、外注先との間で解釈の相違が生じやすく、最終的に期待と異なる成果物を受け取る原因になってしまうからです。

たとえば、Webサイトのリニューアルを依頼する際、「モダンで使いやすいデザイン」という曖昧な指示では避けるべきです。「20代女性ターゲットで、競合A社のサイトを参考にしたミニマルなデザイン」のように具体例を交えて指定しましょう。要件を具体化することで、外注先が迷いなく作業を進める助けとなり、手戻りの回数を減らして結果的に無駄な時間やコストの発生を抑えることにつながります。

進捗状況を定期的に確認する

納期遅延や成果物の品質低下といった問題を未然に防ぐため、外注先の進捗状況を定期的に確認しましょう。少しのスケジュール遅延や小さな課題を後回しにした結果、大きな問題へと発展してしまう事態を防ぐためです。

定期的なオンライン会議で進捗状況を共有してもらう、プロジェクト管理ツールを活用して作業状況をリアルタイムで把握する、中間成果物の確認を行うなどの対策があります。進捗確認は、単なる管理としてではなく、発生した課題を速やかに共有してもらい、発注者側で必要なサポートや指示を行う姿勢で臨みましょう。これにより、外注先との円滑なコミュニケーションを促し、互いの信頼関係を深める良いきっかけになります。

コミュニケーションルールを確立する

外注先のスムーズに業務を進めるために、コミュニケーションに関する明確なルールを決めておきましょう。連絡手段や返信の期限、報告の頻度といった取り決めがないと、作業が滞り計画通りにプロジェクトを進められない可能性があります。

そのため、契約時に「緊急時の連絡方法」「メールやチャットへの返信はいつまでに行うか」といった具体的な運用ルールを共有することが有効です。透明性の高いやり取りができる環境を整えることは、外注先との信頼関係を深め、成果物の品質を高める土台になります。

社内承認フローを整備する

社内フローが不明確であったり、承認までに時間がかかったりすると、外注先への指示が遅れて納期遅延の原因となったり、責任の所在が曖昧になるリスクが高まります。

意思決定の質を高め、外注管理のリスクを最小限に抑えるためにも、関与する部署や役職、承認期限を定めたシンプルなフローを整えましょう。フローを明確にすることで、迅速な判断が可能となり、手戻りの指示遅れによる品質低下や納期遅延を未然に防ぐことにつながります。

外部人材の活用における社内稟議・承認の進め方について知りたい方は、以下の記事もご参照ください。
外注と内製の徹底比較！メリット・デメリット、判断基準なども解説

外注管理を効率化する方法

外注管理の負担を減らすためには、体系化された仕組みとツールの活用が欠かせません。ここでは、管理業務を効率化するための具体的な手法を解説します。

マニュアルやテンプレートを整備する

マニュアルやテンプレートの整備は、業務を標準化し、担当者の経験レベルに関わらず均質な管理を実現するために有効です。

具体的には、発注の際に必要な項目を網羅した発注テンプレートや、納品物の受け入れ基準を明確にした品質チェックリストなどを準備すると良いでしょう。整備したマニュアルやテンプレートを実際の運用を通じて継続的に見直し、現場の意見を取り入れながら改善することで、より役立つものへ育てることができます。

外注管理システムを導入する

多数の外注先やプロジェクトを総合的に管理するために、従来のExcelやメールによる管理から、専用の管理システムへと切り替えることをおすすめします。案件数や外注先が増えるほど、情報が分散して進捗状況を把握することが難しくなり、管理業務自体が複雑化してしまうためです。

IT開発プロジェクトのように複雑な工程や多数の成果物があっても、システムを用いることで、契約や発注、進捗といった全工程を可視化できます。管理の精度向上と属人化の解消が期待でき、中長期的に見れば人件費やトラブル対応コストを削減できるため、自社の課題に合ったシステムを選ぶようにしましょう。

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外注管理システム導入で得られるメリット

システム導入は、組織が直面する課題を解決し、持続的な管理体制へと導くための仕組みづくりにつながるでしょう。ここでは、外注管理システムを導入することで得られる具体的なメリットを解説します。

進捗状況を一元管理できる

外注管理システムを導入することで、複数の外注先やプロジェクトの進捗状況を、単一のプラットフォーム上でまとめて把握できるようになります。これまで担当者が個別のファイルやメールで管理していた情報が自動的に集約され、プロジェクト全体の流れやボトルネックとなっている箇所を把握できるようになります。

複数の作業を同時並行で進めている場合でも、すべての案件の納期やステータスを一覧で確認できるため、管理者は迅速に対応できるのです。全体像が可視化されることで、属人的な管理体制から脱却し、組織としてリスクを早期に察知できる管理の基盤が整うでしょう。

情報共有がスムーズになる

外注先とのやり取りや関連資料が一箇所に集約されることで、チーム内の情報共有がスムーズになります。

新しい担当者がアサインされた際にも、システムの履歴を追うことで、引き継ぎにかかる時間を大きく減らせます。情報共有の円滑化は、作業効率の向上だけでなく、外注管理担当者の管理スキルを底上げし、ストレスの少ない協力体制を築く助けになるでしょう。

履歴によって透明性が高まる

外注管理システムでは、発注依頼から納品までのプロセス、外注先とのやり取りがすべて記録され、管理の透明性が高まります。これにより、「いつ、誰によって、何が」実行されたのかを、履歴としてデータに残すことで、問題の原因究明や、管理方法の見直しを行えます。

たとえば、納品物の品質に関する問題が起きた際に、過去に承認したレビューの記録や、要件定義文書の改訂履歴を参照することで、事実に基づいた判断を下せるでしょう。

属人化を解消しリスクを減らせる

システムの導入は、特定の担当者の経験や記憶に依存していた外注管理を、組織的な標準プロセスへと転換し、属人化のリスクを大きく減らすことができます。管理プロセスがシステムに組み込まれることで、個人の判断に頼ることなく業務を進められるようになり、担当者が不在でも管理業務が止まることがなくなるからです。

新しいプロジェクトが立ち上がる際、システムに登録された標準フローに沿って進捗管理を進められるため、特定の社員への業務負荷の偏りが解消されます。属人化の解消は、業務継続性の確保というリスク低減だけでなく、持続可能で安定した外注管理体制の構築につながるのです。

外注管理システム選定のポイント

多数あるシステムの中から、自社の課題解決に適したシステムを選ぶべきです。ここでは、システムを選定する際に確認すべきポイントを解説します。

自社の課題解決につながるか確認する

外注管理システムの選定は、単に多機能な製品を選ぶのではなく、自社が現在直面している管理上の課題を解決できるかという視点から判断することが大切です。まずは、外注先増加に伴う進捗状況確認の煩雑化や品質のばらつきなど、自社の具体的な課題の優先順位を明確にしましょう。課題解決に直結したシステムを選び、効果を最大限に引き出すことにつながります。

たとえば、「Excel管理による情報分散」が最大の課題であれば、文書管理と進捗の一元管理機能に秀でたシステムを優先的に検討すべきでしょう。「他社が導入しているから」といった理由で選定することは避け、自社の実態とニーズに深く合致したシステムを選ぶことが、失敗しないシステム導入の第一歩になります。

機能と操作性を比較検討する

必要な機能を網羅していることに加え、実際にシステムを利用する現場の担当者にとって直感的に操作できる使いやすさを重視して比較検討を進めるべきです。なぜなら、高機能であっても操作が複雑だとシステム導入の目的である管理効率化を実現しにくく、かえって現場の負担が増えてしまうからです。

システム選定の際には、実際の業務担当者にデモ環境を試用してもらい、画面の構成や操作の流れが自社の業務フローに適合しているかを確認すると良いでしょう。また、将来的な外注規模の拡大に対応できる拡張性も同時に評価する必要があります。操作性の高いシステムを導入することで、外注管理の仕組みが自然と組織に定着するでしょう。

費用対効果を分析する

システム導入にあたっては、初期費用や月額のランニングコストと、それによって得られる効果を綿密に比較分析することが求められます。導入にかかる費用は明確ですが、効果を定量的なコスト削減だけでなく、定性的な側面も含めて見極めなければ、投資の評価を正しく行うことが難しくなるからです。

管理業務にかかっていた人件費の削減といった効果に加え、品質の安定化や、納期遅延の防止といったメリットも考慮に入れて評価することが大切です。短期的なコストに目を奪われることなく、中長期的な視点に立ち、外注管理体制が強化されたかどうかを判断基準にすると良いでしょう。

セキュリティ対策の強度を調べる

外注管理システムには、企業の機密情報や契約情報といったデータが集約されるため、導入システムのセキュリティ対策の強度はしっかりと調査しましょう。システムに脆弱性があったり、データ管理体制が不十分であったりすれば、情報漏洩や不正アクセスといった重大なリスクにつながりかねません。

クラウドサービスを利用する場合、サーバーの所在地や、日本の法規制に準拠した運用がされているかなど、細部まで確認しましょう。

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よくある質問

ここでは、外注管理に関してよくある質問に答えます。

Q.外注管理で直面するリスクとは？

外注管理では、主に4つのリスクがあります。まず、外注先を選ぶ際の情報収集が足りず、成果物の品質にばらつきが生じたり、納期遅延が起きたりするリスクです。次に、特定の担当者に情報が集中することで、業務が滞る属人化という情報共有の課題が発生します。さらに、外注先が増加すれば、業務調整にかかるコミュニケーションの負担が大きくなるでしょう。そして、業務委託に伴い、情報漏洩を防ぐためのセキュリティリスク管理が不十分になる危険性があります。

Q.外注管理を効率化する方法は？

外注管理の効率化は、管理業務を標準化し、属人化を解消する「仕組み化」が鍵となります。まずは、マニュアルやテンプレートを整備して、発注や検収のルールを統一しましょう。そして、Excel管理の限界を超えるために、外注管理システムを導入して情報と進捗を一元管理することが有効です。

Q.外注管理システムを選定するポイントは？

システム選定では、機能の多さよりも自社の課題解決に直結するかという視点を重視しましょう。具体的なポイントとして、「機能と操作性の比較検討」「費用対効果の分析」「セキュリティ対策の強度」の3つが挙げられます。これらは、現場の利用定着や長期的な投資効果、そして企業の信頼を守るために欠かせません。これらを総合的に判断し、自社に合ったシステムを選びましょう。