社内DXとは？具体例や推進に向けた4ステップ

「社内DXという言葉は聞くけれど、具体的に何をすればいいのか分からない」とお悩みではありませんか？

この記事では、社内DXの概要を説明するとともに、必要な理由や実際の進め方を紹介していきます。社内DXで使用するツールの例や成功させるコツも紹介するので、業務効率化を進めたい担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

社内DXとは？

社内DXとは、デジタル技術を活用してバックオフィスを含む社内業務を効率化する取り組みのことです。具体的には、人手に頼っていた作業を自動化したり、各種データを一元管理したりすることを指します。社内DXの推進により、業務の生産性向上や人的ミスの削減が可能になります。

社内DXが必要な理由

企業が社内DXに取り組むべき理由は複数あります。主な理由を見ていきましょう。

働き方改革を実現するため

社内DXによって、働き方改革を実現できます。バックオフィス業務をデジタル化することで、従来は手作業で行っていた単純作業を効率化し社員の負担を軽減できます。その結果、社員はコア業務に集中できるようになり、生産性の向上や労働時間の短縮につながるでしょう。

また、オンライン会議システムやチャットツールを導入することで、オフィス以外の場所でも働けるようになり、柔軟な職場環境を構築できます。

企業競争力を高めるため

社内DXによって業務を効率化し生産性が向上すれば、少ないリソースでより多くの成果を出せるようになり、企業としての競争力が高まります。
さらに、業務効率化によるコスト削減が進めば、余剰資金を新規事業や研究開発に投資できるようになります。こうした攻めの取り組みによっても、企業全体の競争力を向上させることができるでしょう。

「2025年の崖」に対応するため

経済産業省が警鐘を鳴らす「2025年の崖」への対応も、社内DXが必要な理由の一つです。

2025年の崖とは、日本国内の企業が古いシステムの使用を続けることで、2025年以降に最大12兆円の経済損失が生じる可能性があるという問題のことです。企業にとっては、「システム管理費の増大」「セキュリティリスクの高まり」といった問題があることも指摘されています。

しかし、2025年を迎えた今も古いシステムを使っている企業は多く、上記のようなリスクを防ぐために、古いシステムの刷新を含めた社内DXの推進が急務となっています。

参考：DXレポート ～ITシステム「2025年の崖」克服とDXの本格的な展開～｜経済産業省

BCP（事業継続計画）を強化するため

自然災害やパンデミックなど、予期せぬ事態が発生しても事業を継続するBCP対策としても、社内DXは役立ちます。なぜなら、クラウドサービスやリモートワークツールを活用することで、オフィスに出勤できない状況でも業務を続行できるからです。

実際にコロナ禍では、デジタル化が進んでいた企業ほどスムーズに在宅勤務に移行できました。このように、社内DXはBCP強化の観点からも必要な取り組みといえるでしょう。

社内DXの具体例

社内DXの代表的な実践例を紹介します。どんなツールやシステムを導入すべきか、自社の状況に合わせて検討してみてください。

書類の電子化

社内DXの第一歩として取り組みやすいのが、マニュアルや契約書といった紙の書類の電子化です。

紙文書をPDFといったデジタルデータに変換し、クラウドストレージで管理することで、必要な情報にいつでもどこからでもアクセスできるようになります。また、電子化によって書類の紛失リスクが低減するほか、検索機能を使って必要な情報をすぐに見つけられるようになります。
さらに、保管スペースの削減やペーパーレス化によるコスト削減効果も期待できるでしょう。

管理システムの導入

各種の管理業務をシステム化することで、作業の効率化と正確性の向上を図れます。たとえば勤怠管理システムなら、タイムカードの打刻やシフト管理が自動化され、人事部の負担軽減につながります。

顧客管理システム（CRM）を導入すれば、顧客情報の一元管理が可能になり、営業活動の効率化に役立つでしょう。また、経営管理システムによって財務データをリアルタイムで把握できれば、経営判断のスピードアップにもつながります。

RPAの導入

定型作業の自動化に有効なのがRPA（Robotic Process Automation）です。人間がパソコンで行う事務作業をソフトウェアロボットが代行することで、作業時間の大幅な削減が可能になります。

データ入力や集計、定型メールの送信といった単純作業をRPAに任せることで、人的ミスを減らしつつ、社員はより創造的な業務に集中できるようになるでしょう。

リモートワーク体制の構築

場所にとらわれない働き方を実現するリモートワーク環境の整備も、社内DXにおいて必要な取り組みです。Web会議システムやチャットツール、クラウドストレージなどを導入することで、オフィス以外の場所でも業務を進められる環境を整えられます。

リモートワーク体制を構築しておけば、地理的制約にとらわれない人材採用が可能になるでしょう。前述したように、リモートワーク体制の構築はBCPの強化にもつながります。

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社内DXを推進する4ステップ

社内DXを進めるためには、段階的なアプローチが必要です。どこから手をつければ良いか分からない場合は、以下の4ステップで進めていきましょう。

1. 社内DXの目的を明らかにする

社内DXを成功させるためには、まず「なぜ社内DXを行うのか」という目的を明確にしましょう。目的を明確にすることで、全社での共通認識を形成でき、社内DX推進に対する全社的な協力を得やすくなります。

目的設定の際は、単に「世の中の流れだから」という理由ではなく、自社が抱えている課題解決を意識するのがポイントです。「コスト削減」「業務効率化」「働き方改革」など、何のために社内DXを行うのかを明らかにしましょう。

2. 対象となる業務範囲を決定する

社内DXの目的が定まったら、次にどの部門・業務を対象とするかを決定します。すべての業務を一度にデジタル化しようとすると、プロジェクトが肥大化して失敗するリスクが高まります。

そのため、まずは効果が出やすい分野から着手するのが賢明です。具体的には、単純作業が多い分野や正確な対応が求められる分野で社内DXを進めることで、業務効率と品質の向上が見込めるでしょう。
「経理部の請求書処理」や「人事部の勤怠管理」など、範囲を絞って取り組むことで成功事例を作り出し、少しずつ対象範囲を広げていくアプローチも有効です。

3. 現場の要望をヒアリングする

選定した業務範囲について、現場の担当者へのヒアリングを通じて、改善要望や実際の業務フローにおける問題点などを把握しましょう。

現場の要望を把握する方法としては、以下があります。

• アンケート調査
• インタビュー調査
• 業務観察

全従業員や特定部門の社員を対象にアンケートを行えば、現場に共通する課題や要望を把握できます。部門ごとの詳細な課題を知るには、各部門のキーパーソンにインタビューを行うのも良いでしょう。実際の現場に足を向けて、使用されているツールや非効率的なやり方を調査するのも有効です。

4. 社内DXを実現するツールやシステムを選定する

次に、課題を解消するツールやシステムを選びます。以下のようなツールがあるため、目的に合ったものを選びましょう。

オンライン会議ツール	遠隔地にいる人とコミュニケーションをとれる
タスク管理ツール	個人やチームのタスクを一元管理できる
人事管理ツール	人事情報を一元管理できる
RPAツール	定型業務を自動化できる
経費精算ツール	経費処理を効率化できる

ツールを選ぶ際は、目的達成に必要な要件を洗い出し、条件を満たすツールを選びましょう。事前にデモや無料トライアルを活用し、使用感を確かめることも大切です。予算に関しては、導入費用に加えて長期的な運用費も考慮に入れると良いでしょう

以下の記事では、中小企業が業務改革を成功させるコツをまとめているので、社内DXの参考にしてください。
【中小企業向け】DX事例から学ぶ！業務改革を成功させる5つのコツ

社内DXに向けて人材を確保したい場合は、以下の資料もおすすめです。

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社内DXを成功に導く4つのポイント

社内DXを成功させるためには、経営層の理解を得たり、従業員のデジタルスキルを底上げしたりする必要があります。企業によっては、DXの知見を持つ人材を確保する必要もあるでしょう。
社内DXを成功させる3つのポイントを紹介していきます。

1.経営層の理解を得る

社内DXを推進するうえで、経営層の理解と支援を得ることは不可欠です。経営層の理解がない状態で社内DXを進めようとしても、必要なツールの導入や人材採用への投資がとどこおってしまいます。

経営層に対しては、社内DXによってもたらされる具体的な効果（削減できるコスト、売上増加の見込みなど）を数字で示すことが効果的です。投資対効果を明確にすることで、経営層の理解を得やすくなるでしょう。
また、他社の成功事例を共有することで社内DXの効果を知ってもらうのも有効な手段です。

2.社員のデジタルスキルを高める

全社員が抵抗なく新しいデジタルツールを使いこなせるよう、デジタルリテラシーの向上に取り組むことも必要です。どれだけ優れたツールやシステムを導入しても、それを使う社員のスキルが不足していては効果を発揮できません。

社内研修やワークショップ、eラーニングなどを活用し、社員のデジタルリテラシーを高める教育を進めましょう。

社内にDX専門の部門がある場合も、DX担当者に任せきりにするのではなく、事業部門の社員がある程度のデジタルリテラシーを持つことが大切です。DX部門と事業部門が齟齬なくコミュニケーションを取れる状態になることで、スムーズに社内DXを推進できるでしょう。

3.DX人材を確保する

社内DXを進めるには、DXの知見を持つ人材が必要です。社内に専門性の高い人材がいない場合や育成が難しい場合、外部から人材を調達する必要があるでしょう。

以下では、DX人材を確保する際のポイントについて説明していきます。

採用を成功させるには事業内容をアピールする

新たにDX人材を採用するには、自社に魅力を感じてもらう必要があります。レバテックの調査によると、DX人材の転職理由の第1位は「事業内容への興味（21.5％）」です（回答者はユーザー企業に転職したDX人材134人）。

この結果を踏まえると、自社の事業の特徴や強みを示すことが、人材確保の要になるといえるでしょう。

採用がうまくいかない場合はフリーランスを活用する

正社員採用が難航する場合は、フリーランスを視野に入れるのもおすすめです。

引用元：DX人材の転職理由、第1位は「事業内容への興味」｜レバテック

上のグラフが示すように、DX人材がユーザー企業の従業員数全体に占める割合について、「1割以下」と回答した企業は約半数となっています。日本のユーザー企業では、DX人材の確保が進んでいないのが実情です。
正社員採用が難しい場合、専門性が高いフリーランスを迎えて社内DXを進めることも検討しましょう。

DX人材の不足状況については、以下の記事でも紹介しています。
DX人材が不足している企業は6割以上！具体的な状況と解消法を解説

また、以下の資料では、ユーザー企業のDX推進における課題とフリーランスの活用事例を確認できます。社内DXにあたってフリーランス活用のノウハウを知りたい場合は、ぜひ内容をご確認ください。

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4.スモールスタートで社内DXを進める

社内DXは、まずはスモールスタートで開始すると良いでしょう。いきなり大規模なシステム刷新を行うと、従業員の間に混乱が生じたり、トラブルが発生した場合に事業全体に影響が出たりするリスクがあります。

小規模な取り組みから開始すれば、大きな混乱や損失を避けつつ、社内DXのノウハウを蓄積できます。
具体的には、書類の電子化といった比較的簡単に実現できる施策からはじめ、成功体験を社内に広めていきましょう。成功例を共有することで、社員のモチベーションが高まり、その後の社内DXへの協力が得やすくなる効果も期待できます。

ただし、各部門が個別にシステムを導入すると、後々システム間の連携がとれない問題が生じるおそれがあります。特に規模の大きい企業では、全社的な視点でシステム導入を計画することが大切です。スモールスタートをするとしても、全体を俯瞰したDX計画を立てたうえで段階的に施策を実行していきましょう。

社内DXに関するよくある質問

これから社内DXに取り組む企業に向けて、社内DXに関するよくある疑問をまとめました。社内DXの進め方もまとめているので、ぜひ参考にしてください。

Q.社内DXとは？

社内DXとは、デジタル技術を活用して社内の業務プロセスを変革し、効率化や生産性向上を図る取り組みのことです。具体例としては、書類の電子化や、RPA（Robotic Process Automation）を活用した定型業務の自動化などが挙げられます。

Q.なぜ社内DXが必要？

労働人口が減少する日本では、限られた人材で最大の成果を出すための手段として社内DXの重要性が増しています。社内DXによってリモートワークが可能な体制を築くことは、自然災害や感染症といった予期せぬ事態が発生した際のBCP（事業継続計画）の強化にもつながるでしょう。また、社内DXによる業務効率化によって各種コストを削減できれば、余剰の資金で新たな事業を開拓することも可能です。

Q.社内DXはどうやって進める？

まず、現状の課題を把握し、社内DXの目的を明確にします。次に社内DXの対象となる業務範囲を決め、目的を達成できるツールを選びましょう。新しいやり方に対する従業員の不安を解消するには、一度にすべてを変えず、小さく始めて成果を確認しながら段階的に社内DXを推進するのがおすすめです。書類の電子化といった簡単なデジタル化から始め、成功体験を社内に広げていきましょう。