採用業務の効率化を実現！担当者の負担を減らす方法や有効ツールを解説

採用活動において、「候補者への連絡が追いつかない」「面接調整に時間がかかる」といった悩みを抱えていませんか？非効率な採用プロセスは、優秀な人材の獲得機会の損失や採用のミスマッチにつながるリスクが高まります。

この記事では、採用業務の効率化が求められる理由や改善の手順、課題別の解決策などを解説します。業務の効率化を図って、採用担当者の負担軽減と採用の質の向上を目指したい方は、ぜひ参考にしてください。

採用業務の効率化が求められる4つの理由

人材獲得競争を勝ち抜くためには、効率的な採用プロセスを構築することが重要です。ここでは、なぜ採用業務の効率化が重要視されるのかについて、4つの理由を解説します。

1. 採用のスピードを上げるため

優秀な人材を獲得するためには、採用のスピードを上げることが重要です。なぜなら、優秀な候補者は、複数の企業から内定をもらうケースが多く、応募から内定までの期間が長引くほど、他社への入社を決めるリスクが高まるためです。

採用のスピードを妨げる要因としては、候補者への連絡が遅い、面接日程の調整や社内の意思決定に時間がかかっているといったことが挙げられるでしょう。しかし、採用業務を効率化することで、これらのボトルネックを解消し、スムーズな採用活動が実現できます。

採用活動において、なぜ採用のスピードが重要なのかについては、下記の記事で詳しく解説しています。採用スピードの短縮方法も説明しているので、ぜひ参考にしてください。
採用リードタイム短縮の秘訣！平均やメリット、短縮方法を徹底解説

2. 採用の質を向上させるため

採用業務の効率化は、単に業務のスピードだけではなく、採用の質を高めることにもつながります。業務の効率化を通じて、候補者を適切に評価するための時間の確保と適切な採用基準の確立ができれば、組織に合った人材をより見極めやすくなるためです。

たとえば、採用プロセスの標準化や評価基準の明確化によって、一貫した選考が可能となります。このような効率化を進めることで、採用担当者は「量」ではなく「質」に集中できるようになるため、採用のミスマッチを減らし、長期的に活躍できる人材を確保できるのです。

採用のミスマッチが起きる原因やデメリットについて詳しく知りたい方は、ぜひこちらの記事も参考にしてください。具体的な対策方法も解説しています。
採用ミスマッチを防ぐには？原因やデメリット、具体的な対策を解説

3. 採用担当者の負担を減らすため

採用業務の効率化を進めることで、採用担当者の業務負担を軽減できます。業務負担が過度になると、担当者の疲弊やミスの増加につながり、結果として採用の質低下を引き起こすおそれがあるのです。

採用業務の効率化により、定型的な業務を自動化し、人の手による判断が必要な業務に集中できる環境が整います。

4. 採用コストを削減するため

採用業務の効率化は、採用コストの削減にも直結します。採用活動には、求人広告費や選考にかかる人件費、面接官の工数など、さまざまなコストが発生します。しかし、効率的な採用プロセスを構築することで、無駄な工程を省き、費用対効果を最大化できるのです。

また、業務の効率化により採用の質も向上させられるため、応募者が集まらない場合の機会損失やミスマッチによる早期離職のコスト増加を防ぐことができます。

なお、IT業界は労働人口の減少やエンジニア需要の増加といった理由から、特に人材獲得競争が激化しており、「内定承諾に至らない」「入社後のミスマッチが多い」「採用担当者の業務負担が膨らんでいる」「採用コストが増加している」といった企業が多いです。

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採用業務の効率化を進める手順

採用業務の効率化は、やみくもに新しいツールを導入したり、プロセスを変更したりするだけでは、実現できません。効率化を成功させるには、以下の手順に沿って段階的に進めることが重要です。

1. 現状の採用プロセスを確認する

まずは、自社の採用プロセスの現状を確認しましょう。現状を「見える化」することで、どこに非効率が生じているかが明確になり、効率化すべきポイントが見えてくるためです。これにより、どのような流れで採用活動が行われているか、各工程にどれくらいの時間がかかっているのかが明らかになるのです。

一般的な採用業務は、採用計画の策定から始まり、求人票の作成や応募受付、書類選考・面接を経て、内定まで至ります。また、内定・入社後も、新入社員のフォローや教育が必要です。加えて、効果の検証と次回の採用に向けた改善を繰り返していく必要があります。

まずは、これらの採用プロセスにおいて、それぞれの作業内容や所要時間、関わる人員などを可視化させましょう。たとえば、書類選考に何日かかっているか、面接の日程調整にどれくらいの工数が発生しているかなどを確認することが大切です。

2. 採用プロセスごとに業務の課題を見つける

現状把握ができたら、次は各プロセスの課題を特定します。各プロセスでのボトルネックが分からないと、適切な対策を立てられないためです。

ここでは、よくある課題を、以下の4つのプロセスから紹介します。

• 【応募受付】応募が集まらず母集団形成ができない
• 【選考】採用要件（評価基準）が曖昧で人材の見極めが難しい
• 【面接日程の調整】面接日時の調整に時間がかかる
• 【応募受付～内定】コミュニケーション量が膨大で手間がかかる

課題が明確になったら、それぞれの解決策を検討していきます。改善の具体的な方法については、次章で紹介します。

3. 定期的に効果測定を行い改善を繰り返す

採用プロセスを改善した後は、実際の効果を測定し、必要に応じてまた改善を行いましょう。継続的な見直しと改善を繰り返すことで、より効率的で質の高い採用活動を実現できるためです。また、採用市場や求職者のニーズは常に変化するため、一度効率化したからといって終わりではないという意味でも、定期的な効果測定と改善を繰り返す必要があります。

効果測定の際は、採用にかかった時間やコスト、採用担当者の工数などの指標を改善前と比較することが大切です。数値化することで、どの施策が効果的だったかが明確になるためです。また、内定承諾率や入社後の早期退職といった効率面以外の効果も比較することで、採用の質の改善状況を確認できます。

【課題別】採用業務を効率化する方法

採用業務を効率化させるには、具体的にどのような方法があるのでしょうか。ここでは、前章で紹介した課題例に対する解決策を解説します。

母集団形成がうまくいかない場合

母集団形成ができていない場合は、採用チャネルを見直しましょう。現在活用している採用チャネルが、自社の採用ターゲットに適していない、活用する採用チャネルが不足しているといった要因が考えられるためです。

採用チャネルには、求人広告やダイレクトリクルーティング、人材紹介サービス、採用オウンドメディア、リファラル採用などの手法があります。それぞれメリットや特徴が異なるため、自社の目的や規模に合った採用チャネルを選択することが重要です。たとえば、応募数の増加を重視する場合は求人広告が、よりマッチ度の高い人材を確保したい場合はダイレクトリクルーティングや人材紹介サービスの活用が効果的でしょう。

また、採用チャネルは1つに絞らず、複数の手法を組み合わせることも有効です。インターネットの普及により、多くの求職者がさまざまな情報源から求人情報を検索するようになりました。このため、複数の採用チャネルで情報を発信することで、人材の取りこぼしを防ぐことができます。

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採用要件（評価基準）が曖昧な場合

選考時の人材の見極めが難しい場合は、採用要件や評価基準の明確化と統一が重要です。これらが不明確だと選考に一貫性がなくなり、時間もかかってしまうためです。

まずは現場の社員と協力して、必須スキルと、あれば望ましいスキルを明確に分けた要件定義を行いましょう。ここでは、作業上で直接必要となるスキルだけでなく、コミュニケーション力の高さやチームでの業務経験の有無など、総合的に判断できるような基準を設けることが大切です。

また、評価シートを作成して点数化する仕組みを導入すると、面接官による評価のブレを減らせます。こうした取り組みにより、社内での採用の意思決定がスムーズになり、選考時間を短縮できるのです。さらに、人材の見極めがしやすくなったことで、入社後のミスマッチを減らせるでしょう。

なお、定期的に採用基準を見直すことも大切です。市場環境や自社のニーズは常に変化しているため、半年や四半期ごとに一度は採用要件の見直しを行うと良いでしょう。

要件定義の方法について詳しく知りたい方は、下記の記事を参考にしてください。定義の際に役立つフレームワークや注意点なども紹介しています。
人材要件とは？定義するメリットや設定に役立つフレームワークを紹介

面接の日程調整が難しい場合

面接の日程調整に苦戦している場合は、システムやツールを導入して予約受付を自動化する、オンライン面接を導入するといった方法が効果的です。

面接の予約受付は、RPA（Robotic Process Automation）ツールを活用することで自動化でき、日程の調整や管理がしやすくなります。RPAは、定型的な業務をソフトウェアロボットが自動で実行するツールです。

オンライン面接は、場所を問わず実施できるため、面接会場までの移動や会場内の準備などに時間をかけずにすみます。候補者も面接会場まで移動しなくてすむため時間にゆとりができ、双方でスケジュールをあわせやすくなるでしょう。

コミュニケーション量が膨大な場合

候補者とのコミュニケーションが課題となっている場合は、ツールやシステムを導入して自動化させましょう。

具体的には、応募への返信や企業説明会の案内といった定型的なコミュニケーションは自動化させると良いでしょう。たとえば、採用管理システム（ATS）を導入することで、候補者情報の一元管理や進捗状況の可視化ができるようになります。また、候補者からのよくある質問に対しては、チャットボットを活用して自動応答させることも検討しましょう。テンプレートを整備しておけば、個別対応の負担を減らせます。さらに、候補者向けのポータルサイトを作ることも有効です。候補者が選考ステップや必要書類を確認できるため、問い合わせ自体を減らすことができるでしょう。

このほか、人材紹介サービスの利用もおすすめです。人材紹介は、企業と候補者をマッチングさせるサービスで、候補者とのやりとりは基本的にアドバイザーが行います。このため、採用担当者のコミュニケーション負担を大幅に削減することができるのです。

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採用業務の効率化を成功させるためのポイント

ここでは、採用業務の効率化を成功させるためのポイントを3つ解説します。

一部の業務は自動化を徹底する

採用業務には定型的な作業が多く含まれているため、自動化できる業務を割り出し、積極的にAIツールやRPAを活用して自動化させましょう。たとえば、応募者の受付や一次スクリーニング、面接日程調整などの業務はツールを活用することで大幅な時間短縮となります。これにより、採用担当者は書類選考や面接など、人の判断が必要な業務に集中できるようになるのです。

なお、外部ツールを導入する場合、企業の規模によってはコスト増になってしまうケースもあるでしょう。このため、自社の規模感や採用計画を吟味した上でツールの導入を判断することが大切です。すべての業務を一度に自動化しようとせず、簡単な定型業務から段階的に導入することが成功への近道となるでしょう。

社内の関係部署と連携して採用業務を進める

採用は人事部門だけの仕事ではありません。現場の要望を正確に把握するためには、各部署との密接な連携が重要です。部署間の情報共有がスムーズになれば、より適切な人材要件の設定や効率的な面接スケジュールの調整が可能になるのです。

具体的には、採用計画の共有や採用ニーズのヒアリング、評価基準の策定、面接官としての協力依頼など、関係部署を巻き込んだ採用活動を展開しましょう。これにより、採用業務の効率化だけでなく、現場が求める人材を採用することができ、入社後のミスマッチ防止にもつなげられます。

また、入社後のオンボーディング計画の策定も、配属先の部署と共同で立てると良いでしょう。人事と現場が二人三脚で新入社員をサポートする体制を構築することで、採用後の定着率向上や早期離職のリスクを低減できるのです。

採用マーケティングを導入する

採用業務の効率化を図るため、採用マーケティングを導入するといった方法も効果的です。採用マーケティングとは、採用活動にマーケティングの考え方や手法を取り入れることです。具体的には、ターゲット層とする求職者に自社への興味や愛着を持ってもらうための仕組みを作り、優秀な人材を惹きつけるという採用戦略です。

たとえば、求人広告やSNS、自社の採用オウンドメディアを活用して自社の採用PRを強化し、求めるターゲット層にリーチします。これにより、企業の認知度やブランド力が強化され、自社に興味を持った候補者を増やすことができるのです。

採用マーケティングの具体的な方法については、下記記事で詳しく解説しています。マーケティングの考え方を取り入れた採用戦略を進めたい場合は、ぜひ参考にしてください。
採用マーケティングとは？従来の採用手法との違いやメリット、実践方法

採用業務の効率化に関するよくある質問

最後に、採用業務の効率化に関して、採用担当者からよく寄せられる質問とその回答をまとめましたので、ぜひ参考にしてください。

Q. 採用業務において、一般的によくある課題は何ですか？

採用業務でよくある課題は、候補者の選考にかかる時間の長さや質の高い候補者の見極めの難しさです。また、コミュニケーションの煩雑さや人手不足による採用担当者の業務過多も多く挙げられる課題です。

これらの問題が重なると、優秀な人材の機会損失につながることもあります。このため、採用活動全体を見直し、どこにボトルネックがあるか確認することが採用成功の鍵となるのです。

Q. 採用業務の効率化に有効な手段はありますか？

採用業務の効率化には、ツールやシステムを導入して一部の業務を自動化させることがおすすめです。これにより、候補者情報の一元管理や選考ステータスの可視化が可能になり、採用フローが格段にスムーズになります。また、自動返信や面接のスケジュール調整の自動化により、採用担当者の業務負担を大幅に削減できます。

また、採用チャネルの見直しや、複数の手法を組み合わせるといった方法も有効です。採用チャネルにはさまざまな種類があり、目的やターゲットによって有効な手段が異なるためです。ただし、かかる工数やコストにもバラつきがあるため、自社の規模や予算も考慮して、適切な手法を選びましょう。