人員配置とは？最適化するステップと成功させるためのポイントを解説

「どのように最適な人員配置を実現すれば良いのか分からない」と悩んでいる人事担当者の方は多いのではないでしょうか。

本記事では、人員配置の概要や最適化するメリット、実施するためのステップ、成功させるためのポイントを詳しく解説します。さらに、よくある質問への回答も用意しました。

経営目標の達成や従業員の成長のためにも、ぜひ参考にしてください。

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人員配置とは

人員配置とは、企業の経営目標達成のため、従業員を適切な部署や職務に割り当てることです。また、従業員の成長の促進も目的としています。

たとえば、課題を抱える部署に対して、より分析力と問題解決能力の高い人材を配置し、業績向上を図ります。従業員のキャリアプランを実現するために、ジョブローテーションによる能力開発の機会を提供する企業も多いです。

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人員配置を最適化するメリット

人員配置を最適化することで、企業にはさまざまなメリットがあります。主なメリットを紹介します。

生産性が向上する

人員配置を最適化するメリットには、従業員のパフォーマンスと組織全体の生産性の向上に繋がることが挙げられます。人員配置が適切だと、従業員は自身の能力や適性に合った業務に従事できるようになり、心身の負担が軽減され、作業効率が向上し、成果を生み出しやすくなるためです。

職務上の成果を上げることで仕事への意欲が高まり、それに伴って業務の質と効率が向上し、結果として生産性の向上につながることも期待できるでしょう。

離職防止につながる

人員配置を最適化するメリットには、従業員の離職防止に繋がることも上げられます。これは、従業員が自分の能力を発揮できる環境で働けたり希望に合った業務を行えたりすることで、仕事への満足度が高まるからです。

なお、レバテックの調査によると、エンジニアが転職を決めた理由として「経験や知識が活かせる」が3位にランクインしています。これはエンジニアのみが対象且つ転職を希望していない人を除いたアンケートですが、経験やスキルを発揮できる職務環境の整備が、人材の定着に重要であることが分かります。

調査結果の詳細を知りたい方は以下の記事をご覧ください。
エンジニア採用で人事が知っておきたいことは？人材獲得に役立つ知識を紹介

人件費の削減が期待できる

人員配置を最適化するメリットには、人件費の削減に繋がりやすいことも挙げられます。これは、従業員が自身の能力を発揮しやすい部署に配置されることで、少ない人数でも業務効率や生産性の向上、残業時間の削減が見込めるためです。

さらに、業務適性の高い人材は、業務への理解が深いと考えられ、非効率な業務プロセスの発見や改善提案などを通して、タスク全体の業務改善にも貢献する可能性があります。こうした業務改善は、結果的に必要人員の削減に繋がることがあります。

人件費を抑える方法については、以下の記事でも紹介しています。ぜひ参考にしてください。
従業員一人当たりの人件費はいくら？平均や賢い削減方法を解説

人員配置を最適化する5つのステップ

ここでは、人員配置を最適化するための5つのステップを紹介します。これらのステップを順に実行することで、組織全体の人員配置を最適化できるでしょう。

1. 現在の人員配置状況を確認する

最適な人員配置を実現するには、各部署の人数や従業員個々のスキルセット、業務量など現状を正確に把握することが重要です。なぜなら、この情報をもとに、各部署の課題に応じた人材の配置を検討する必要があるからです。

たとえば、人員が不足している部署や過剰に人材を抱える部署がある場合、まずは人数の適正化を検討します。ただし、単なる人数の充足だけでなく、業務に対するスキルのマッチ度を考慮して配置しなければなりません。

2. 人員配置表・人員配置図を作成する

現状確認後は、人員配置表や人員配置図を作成します。これにより、組織全体の人員配置状況が一目で分かるようになるからです。

人員配置表は、従業員の役職、雇用形態、業務内容などを一覧で把握できる資料です。情報は表形式で整理し、表計算ソフトを活用して作成します。

一方、人員配置図は、組織の階層関係や人員の配置を視覚的に示した図表です。主にツリー構造やフローチャート形式で表現し、図表作成ソフトを用いて作成します。

3. 社員の現在の仕事の適性を確認する

人員配置表や人員配置図を作成したら、各従業員が現在の仕事に適しているかを評価します。この評価により、従業員が持つ能力を最大限に発揮できる環境への配置を検討し、組織全体の生産性向上を図れるようになるからです。

たとえば、現在の職務との適性が低いと考えられる場合は、その従業員は配置転換の検討対象となり得ます。

適性評価には、スキルテストや業績評価、360度評価など、複数の手法を組み合わせて活用することが効果的です。

4. 社員に希望の部署や仕事をヒアリングする

適性チェックの実施後は、個別面談やアンケート調査を通じて、従業員のキャリアプランや希望する業務領域を確認します。業務適性が高くても、本人の意向に沿わない仕事では十分な能力発揮が期待できません。一方、従業員の希望を考慮した配置転換は、モチベーションを高め、結果として生産性の向上につながる可能性があります。

ただし、すべての希望に応えることは現実的ではないため、組織のニーズと個人の意向を調整することが重要となります。

5. 人員を配置し効果検証とフィードバックを行う

これまでのステップで得た情報をもとに、人員配置を実施します。

配置後は、生産性の変化や関係者の満足度を指標として、その効果を測定しましょう。具体的には、部門責任者や異動対象者へのヒアリング、アンケートなどを通じて評価を行います。検証結果に基づき、必要に応じて配置の見直しや追加の調整を行い、最適な人員体制の実現を目指します。

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人員配置を成功させるためのポイント

ここでは、人員配置を成功させるためのポイントを紹介します。このポイントをおさえて活動することで、より効果的な人材活用が実現できるでしょう。

人材管理システムを活用する

人員配置を成功させるには、人材管理システムの活用が効果的です。人材管理システムを使うと、従業員のスキルや経験、キャリアプラン、評価などの情報を一元管理できるため、従業員情報を簡単に把握でき、人員配置の判断に役立つからです。

たとえば、新規プロジェクトの立ち上げ時には、必要なスキルを持つ人材をシステム上で素早く検索でき、配置の検討・実施ができます。また、従業員の成長に応じてスキルデータを更新することで、個々の能力や経験、希望を考慮した人材配置が可能です。モチベーションアップにも繋がるキャリア開発支援ができるでしょう。

社内公募制度を充実させる

人材配置の成功には、社内公募制度を充実させるのも有効です。なぜなら、社内公募制度は、従業員が自ら希望する部署や職種に応募できるため、意欲や適性を活かした人員配置がしやすくなるからです。

もともと導入していなかった企業はもちろん、一部の部署でのみ実施している場合でも、対象部署の拡大を検討してみましょう。

社内公募制度を導入する際は、応募しやすい環境づくりのため、応募条件や選考プロセスを明確にし、上司の推薦なしで応募できるようにする工夫をするのがおすすめです。

フリーランスを活用する

人材配置を成功させるには、フリーランスを活用するのも効果的です。フリーランスを活用すると、専門性の高いプロジェクトや繁忙期の人材不足に対応できるため、正社員の業務負荷を軽減し、本来のコア業務に注力させることが可能になります。

レバテックフリーランスは、フリーランスエンジニアの紹介を行うエージェントです。豊富な経験を持つフリーランス人材を、組織の課題に応じてマッチングし、開発プロジェクトの推進をサポートいたします。人員配置でお悩みの際は、ぜひご活用ください。

人員配置に関するよくある質問

人員配置に関して、よく寄せられる質問とその回答を紹介します。

Q1. 適材適所と適所適材の違いを教えてください。

適材適所と適所適材は、どちらも人材配置の考え方を表す言葉ですが、アプローチが異なります。

適材適所は、個人の能力や適性に合わせて最適な職務や部署に配置する方法です。従業員のスキルや経験を重視し、それらを最大限に活かせる場所に配置します。

一方、適所適材は、組織の需要や職務の要件に合わせて人材を配置する方法です。必要な能力を持つ人材がいない場合、教育を通じて適任者を育てます。

Q2. 適切な人材配置を行う方法を教えてください。

適切な人材配置を行うには、以下のステップを踏むと良いでしょう。

• 組織の人員配置状況を確認する
• 人員配置表・人員配置図を作る
• 従業員の現在の仕事の適性をチェックする
• 従業員に希望の部署や仕事を聞く
• 人員配置をし効果検証を行う

また、人材管理システムの活用や社内公募制度の導入など、客観的かつ公平な配置を支援する仕組みづくりも重要です。従業員の意欲と組織のニーズのバランスを取りながら、柔軟に対応することが成功のカギとなります。