【例文あり】スカウトメールの開封・返信率を上げる書き方のコツを解説

最近は、多くの企業が採用活動に「スカウトメール」を導入しています。候補者に直接アプローチできるスカウトメールは、今や採用に欠かせない手段です。

この記事では、開封率・返信率を高めるスカウトメール作成のコツや、状況別の例文を紹介します。また、送信するターゲットの選定方法や効果的な送信時間についても解説。候補者に興味を持ってもらえるスカウトメールの書き方を知り、応募や採用につなげましょう。

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スカウトメールとは？注目される理由や主な種類

スカウトメールとは、採用を行う企業が直接候補者に送るメールを指します。スカウトメールは、求人への応募を待つ「待ち」の採用とは違い、企業が人材に積極的にアプローチする「攻め」の採用手段です。

スカウトメールと混同しがちな言葉に「ダイレクトリクルーティング」があります。ダイレクトリクルーティングとは、企業が候補者に直接アプローチする採用手法を指します。たとえば、以下はダイレクトレクルートに相当します。

• SNSでのダイレクトメッセージの送信
• 採用イベントでのリクルーティング
• 社員の紹介によるリファラル採用

ダイレクトリクルーティングはこのようなやり方の総称であり、スカウトメールもダイレクトリクルーティングの一部です。

スカウトメールが注目されている背景

近年、スカウトメールが注目されている背景には、少子高齢化に伴い労働人口が減少傾向にある中で、主体的に求職者にアプローチしなければ採用が難しくなっていることがあります。特に、IT関連職やクリエイティブ系職種、そのほか高度な専門性を要する職種は、売り手市場の傾向が顕著です。

そのため、これまでのように求人広告や人材紹介会社に求人募集を依頼して応募を待つだけでは、企業の採用活動は成り立たちにくくなっています。そこで、自社の魅力を直接求職者に伝えて母集団形成ができるスカウトメールの活用が注目されています。

スカウトメールの種類

スカウトメールにはいくつかの種類があり、対象となる候補者や募集人数によって使い分ける必要があります。自社に合った方法を選ぶために、代表的な種類を把握しましょう。

一人の候補者に送るタイプ

自社が求めるターゲットと複数条件が一致する期待度の高い人材には、1対1のスカウトメールを送ることで特別感を演出できます。さらに、「書類選考を免除する」といった条件をつけることで、応募につなげられる可能性が高まるでしょう。

ただ、1対1のメールは求める人材に焦点を当ててスカウトできる一方、一人ひとりに合わせた文面を考える手間がかかります。

複数人に送るタイプ

メールマガジンのように、多くの人に対して同じ文面を送信するスタイルです。送信相手によって文章を変える手間は省けますが、候補者側からすると「特別感」はなく、反応を得るまでに相当数のメールを送信する必要があります。

複数人に送るタイプのスカウトメールは、大量に人材を採用したい場合に向いている方法です。

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スカウトメールの書き方で気をつけたい5つのポイント

スカウトメールで採用を成功させるには、候補者を惹き付ける工夫が重要です。開封率・返信率を高める文章作成のコツを紹介します。

1.採用ペルソナを明確にする

ペルソナを設定することで、自社が求める人物像が明らかになり、スカウトメールで何をアピールすれば良いかが見えてきます。ペルソナ設定では、以下のような要素を明確にしましょう

• 年齢
• 経歴
• 転職理由
• スキルや資格
• 会社選びの軸
• 将来的なキャリアイメージ
• 家族構成やライフスタイル

求職者は1日に何通ものスカウトメールを受け取っている可能性があります。そのため、数あるスカウトメールの中から自社に興味を持ってもらうには、相手にとって関心のある内容の訴求が必要です。

さらに、スカウトメールで記載できる文字数は限られているため、何を優先的に記載して訴求すべきか取捨選択しなければなりません。その際、ペルソナが明確であれば、必要な情報を見誤ることなく伝えられます。

関連記事：採用に使えるペルソナ設計術｜必要な項目や採用活動での活用法とは

2.件名で特別感を伝える

スカウトメールは、開封してもらうことが重要です。開封率を上げるには、件名を工夫する必要があります。魅力的な件名と避けるべき件名を確認しましょう。

開封率を高める件名の例

メッセージ調の件名や具体的な数値がある件名、候補者の名前が入った件名は開封率が高くなる傾向です。

（1）未経験1年目の平均月収50万円！実力が評価される営業職で活躍しませんか？
（2）【研修充実】未経験50名をITエンジニアに育て上げた職場です
（3）広報経験がある○○様にぜひお会いしたいと思いました

（1）の例では、未経験でも稼げるという独自の魅力を伝えています。（2）は、研修があると伝えることで、未経験で不安がある人に響く内容になっています。（3）は、「自分の経験を評価したうえで、自分だけにスカウトメールを送ってきている」と感じられる内容になっているのがポイントです。

避けるべき件名の例

大量送信できる当たり障りのない件名は、候補者にとって魅力的ではありません。

（1）接客経験者を大量採用
（2）あなたの経験を営業職で活かしませんか？

（1）の「大量採用」という言葉には特別感がなく、誰にでも送っているメールだと思われます。（2）のように、候補者名ではなく「あなた」としてしまうのも、誰でも送れる件名になり特別感を演出できません。

3.テンプレートでのスカウトだと思われないようにする

スカウトメールでは、「自分に向けて送ってくれている」と感じられることが応募に繋がります。逆に、どの人材にも同じ内容で送っているテンプレート感のあるスカウトメールは、求職者の意欲を下げてしまうでしょう。

候補者の気持ちの後押しになる訴求を意識する

テンプレート的な文面になるのを避けるには、以下のように求職者の情報に合わせた個別の訴求を心がけます。

「○○社でのご経歴を拝見しました」
「○○の経験を魅力に感じました」

事前に候補者の経歴や自己PRを確認し、「あなただからスカウトしている」と伝わる文面に仕上げましょう。

4.候補者の目を惹く魅力を伝える

スカウトメールは開封されても最後まで読まれないことが多々あります。冒頭の文章を工夫し独自の内容を入れることで、候補者の関心を惹きましょう。

冒頭で読み手を惹き付ける

メールは途中で閉じられることもあるので、冒頭に最も伝えたい内容を入れましょう。メールの最初にスカウトに至った理由や評価のポイントを盛り込むと、候補者に興味を持ってもらえます。

ほかにはない独自の情報を入れる

せっかくスカウトメールを送るなら、ネットでは得られない独自の会社情報を入れましょう。説明の仕方に迷ったら、次の2点を盛り込むのがおすすめです。

• 今何をしている会社なのか（現在の状況）
• これから何を目指していくのか（未来の展望）

会社情報は長くなり過ぎないのもポイントです。「詳しい情報については面談で」という形で誘導しても良いでしょう。

魅力となる要素例

会社情報のほかにも次の要素を魅力として訴求できます

候補者にとって魅力となる要素は、職種によって違うことも意識しましょう。

たとえば、営業職は評価や労働環境に不満を持って転職する人が多いため、入社後のキャリアや待遇に触れるのが効果的です。

ITエンジニアは、業務内容や働き方、開発環境に関心を持つ人が多いため、そうした情報を伝えましょう。フレックスタイムやリモートワークなどの制度があれば、それらも訴求できる要素となります。

5.簡潔な文章でまとめる

候補者は他企業からも多くのスカウトメールを受け取っているため、長い文章は読んでもらえません。最後まで読んでもらうには、1通の文字数は400～1,200字程度を目安に、自社の紹介と訴求したい魅力をまとめましょう。

効果的なスカウトメールの例文

ここでは、効果的なスカウトメールの例文を紹介します。

上記の例文のポイントは以下です。

• 親近感を持ってもらえるよう最初に候補者の個人名を出している
• 候補者の経験に触れて「あなただから送った」というメッセージを伝えている
• 会社概要と展望について簡潔に記載している
• 特に伝えたいポイントとして訴求内容を簡潔に記載している
• 候補者が次の行動に移れるよう面談の案内を入れている

スカウトメールは候補者に合わせた内容にするのが重要ですが、毎回すべてを一から作成すると工数がかかってしまいます。そのため、構成やペルソナごとの大まかな訴求パターンはテンプレート化し、パーソナライズすべき箇所についてのみ毎回記入すると良いでしょう。

ほかにも、訴求内容や候補者の属性別に例文を紹介していくので参考にしてください。

冒頭でメリットを強調するパターン

スカウトメールの多くは、受信時に本文冒頭が表示されます。そのため、冒頭部分にメリットを入れると開封率を高めることができるでしょう。

再送するパターン

1回目のスカウトメールで応募につながらなかったとしても、2回目のメールを送ると熱意が伝わり反応を得られることがあります。再送する際は、1度目とは異なる内容を盛り込みましょう。

育児離職から復帰する候補者に訴求するパターン

実際に仕事と子育てを両立している社員がスカウトメールを出すことで説得力を持たせられます。育児離職からの復職を希望している候補者に送信する場合は、似たような境遇を持つ社員を送信者にすることで親近感を持ってもらえるでしょう。

働きやすさを訴求するパターン

働きやすさを訴求したい場合、リモートワークやフレックスタイムなど、実際に取り入れている制度を紹介しましょう。

新卒に魅力を伝えるパターン

社会人経験がない新卒は、仕事に対して不安を抱きがちです。そのため、スカウトした理由を具体的に伝えたり、入社後のイメージがわく内容を伝えたりするのが効果的です。

また、学生は企業とのやり取りに慣れておらず、「返信をお待ちしています」だけではどのような内容を返信すれば良いか分かりません。企業側から日程を提示し、次にどんなアクションをとって欲しいか具体的に伝えましょう。

悪いスカウトメールの例

効果的な文面を考えるために、悪いスカウトメールの例も確認しておきましょう。

上の例は、誰にでも送れる件名と文面になっており、候補者の興味を惹けません。候補者の名前や経験に触れておらず、特別感がなく手抜きな印象を与えます。ノルマがないことについての具体的な制度やエピソードの紹介もなく、説得力を感じられません。

スカウトメールを送る際は、一人ひとりの候補者を思い浮かべながら文面を考えましょう。

ネガティブワードとポジティブワードを意識しよう

スカウトメールの作成時は、ポジティブワードとネガティブワードを意識しましょう。

ポジティブワード

以下は、ポジティブワードの例です。

• 土日休み
• 残業なし（少なめ）
• 有給消化率が高い
• フレックスタイム
• 前職の給与保証
• 未経験者歓迎

ネガティブワード

以下は、ネガティブワードの例です。

• 急募
• 大量採用
• 実力主義
• 歩合制
• 稼げる

注意したいのは、ターゲットや職種によっては、必ずしもネガティブ・ポジティブワードが紹介した分類に当てはまらないことです。

たとえば、安定を求める人には「歩合制」や「実力主義」はネガティブ要素です。しかし、年齢に関わらず成果を評価されたい、若いうちから活躍したい人にとっては、ポジティブな要素になりえます。また、「未経験者歓迎」は未経験者にとっては魅力ですが、経験者向けの訴求にはなりません。

募集職種やターゲットによって、何がポジティブワードになり、何がネガティブワードになるのかを意識し使い分けましょう。

スカウトメール採用を成功させる5つのコツ

スカウトメールを活用して採用を成功させるには、文面を工夫する以外にもポイントがあります。送付数やターゲットとするユーザーの選定、送信時間などにも注意を配りましょう。詳しく解説していきます。

1.必要なスカウトメール送付数を逆算してKPI設定する

スカウトメールは、求職者に向けてダイレクトに自社の魅力を伝えられる有効な手段ですが、送ったスカウトメールがすべて開封され、応募に繋がるとは限りません。そのため、開封率や応募率をもとに、何通のスカウトメールを送付すれば必要な応募数を確保できるのか事前に逆算しておくことが重要です。

必要な応募数を逆算して、送信数をKPIとして日次の目標に落とし込んでおけば、毎日少しずつでもスカウトメールの送付が可能になります。必要なスカウトメール送信数は、以下の図のように、スカウト送信から内定承諾までのそれぞれのステップの遷移率から逆算することで算出可能です。

仮に、1名の採用を目標として、自社の選考プロセスの遷移率が下記の通りだった場合、合計で約89件のスカウト送信が必要です。89件のスカウトメールと聞くと多く感じますが、1か月の営業日を20日として日次目標に換算すると、1日あたり4～5件のスカウトメール送信で済みます。

• 内定承諾率：80%
• 最終面接合格率：70%
• 1次面接通過率：50%
• 面談後選考継続率：80%
• スカウト応募率：5%

スカウトメールは、継続して求職者にアプローチすること、ある程度の送信数を担保することが重要なため、必要なスカウト送信数を逆算することが大切です。また、各プロセスの目標数を明確にすることで、採用が上手く進まない場合にどのプロセスに課題があるのかを特定しやすくなります。

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2.アクティブなユーザーをターゲットにする

スカウトメールを送る求職者は、できるだけアクティブな人材を選びましょう。市場に人数が極端に少ない希少な職種の場合はアクティブではない人材も対象に含める手もありますが、基本的にはアクティブな人材を中心にアプローチしましょう。

目安としては、Web履歴書の最終更新が3ヶ月以内の人をターゲットにしましょう。

直近で更新している人は、今まさに求人を探している人材である可能性が高くなります。

反対に、長期にわたって更新がない人材は、既に転職活動を終えているか、転職活動を積極的に行っていない可能性があり、スカウトメールを送っても反応を得にくいです。

3.候補者によってスカウトメールの送信者を変える

スカウトメールでは、「どのような内容を送るか」も重要ですが、「誰から送るか」もこだわりたい部分です。

たとえば、経営者や役員、現場マネージャーなど、職位の高い社員からのスカウト送付が好印象な場合もあります。

なぜなら、「職位の高い方が自分の経歴に興味をもってくれている」と感じることで求職者の意欲が上がる場合があるためです。可能であれば、スカウトメールにはスカウト送信者の名前とポジションを記載しましょう。

4.メールが開封されやすいタイミングで送信する

メールが比較的見られやすい次の時間にスカウトメールを送信することで、アクション効率を高めることが可能です。

• お昼休憩前となる11時〜12時ごろ
• 業務を終えて退社する時間が多い17時〜18時ごろ

お昼休みは求職者も私用メールを確認する可能性が高くなります。また、退社時刻も移動時間などにメールを確認する求職者が多くなることが予想されるため、受信トレイの上部に来るように該当時間の少し前に送ることが望ましいです。

反対に、深夜や早朝といった時間にスカウトメールを送るのは避けましょう。非常識な時間に送信すると、「マナーがなっていない」「遅い時間まで業務を行うのが当たり前の企業かもしれない」と思われるおそれがあります。

5.まずは面談から実施する

スカウトメールに反応があった候補者に対しては、いきなり面接を実施するのではなく、まずは面談を実施できると良いでしょう。スカウトメールでは、企業から候補者に「ぜひ会いたい」とアプローチをするため、応募時点では候補者の企業理解が深まっていなかったり、選考や転職の意思が固まり切っていないケースもあります。

そのため、まずは自社のことを理解してもらうための面談を設定し、会社概要や事業内容、今回のポジションの説明などをする機会を設けましょう。

この面談は一般的にカジュアル面談と呼ばれ、合否を決める選考ではなく、あくまで相互理解を深める場として設定します。最初は選考意思がなくとも応募できるカジュアル面談を実施することで、応募ハードルが下がり、母集団形成がしやすくなる効果が期待できます。

関連記事：カジュアル面談と面接の違い｜事前の準備や当日の流れも解説

スカウトメールの活用がおすすめなケースとは？

スカウトメールの活用がおすすめなケースは大きく3つです。いずれかのケースが当てはまり、現在採用活動に苦戦している場合はスカウトメールの活用を検討してみましょう。

1.自社の認知度が高くない

認知度が高くない中小企業やベンチャー企業は、スカウトメールの活用がおすすめです。採用市場では、有名企業や大手企業に応募が集中する傾向があります。そのため、自社を知ってもらう努力をしなければ、いつまで経っても応募を獲得できません。

これまでは認知度が低いために応募獲得や採用ができなかった企業でも、スカウトメールを活用して自社の情報をダイレクトに求職者に伝えることで採用活動を前に進めやすくなるでしょう。

2.市場にいる求職者が少ないポジションの採用

採用したい人材がそもそも市場に少ない場合も、スカウトメールの活用が効果的です。採用競合企業がどの程度いるのかにもよりますが、市場に少ないということはそれだけ採用の難易度が高くなります。

そのような希少な人材から応募を待っていては、なかなか採用に繋げることは難しいでしょう。そのため、企業から直接求人を届け、積極的にアプローチするスタンスが重要です。

3.採用期日が迫っている

急ぎで採用をしたい場合は、求人広告や人材紹介会社に求人を掲載して応募を待つよりも、直接自社からアプローチをして応募を獲得する動きが必要です。

スカウトメールを通じてエンジニアを確保した事例

フォーグローブ株式会社は、顧客の課題解決にクリエイティブとITを活用して貢献する企業です。同社は、近年システム開発系の案件を依頼されることが多く、それに伴う開発体制の構築、なかでも即戦力エンジニアの確保が課題でした。

そこで複数の人材紹介会社や求人媒体を活用して人材確保に試みるも、なかなか求める人材に出会えませんでした。そんな中、同社はIT領域に特化したスカウトメディア「レバテックダイレクト」を導入します。

サービスを利用し、候補者一人ひとりにカスタマイズしたスカウトメッセージやスカウト送信のタイミングの改善など、PDCAを回しながらスカウト運用を続けた結果、4名の即戦力エンジニアを採用できました。

⇒事例の詳細を確認する：一人ひとりの求職者に向けたスカウトで、ハイレイヤー人材を連続獲得

効果的なスカウト方法が分からない場合は、レバテックが運営するITエンジニア・クリエイター特化型のスカウト型求人メディア「レバテックダイレクト」がおすすめです。レバテックダイレクトには、レバテックが長年培ってきたIT人材の採用ノウハウにもとづくスカウト運用の無料コンサルティングサービスがあります。

エンジニア採用においてスカウトメールの活用を検討されている場合は、ぜひ一度お気軽にご相談ください。

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スカウトメールに関するよくある質問

最近は、スカウトメールを使って採用活動を行う企業が増えています。売り手市場の中で採用を成功させるには、企業側からの積極的なアプローチが欠かせません。スカウトメールのよくある疑問を解消し、採用を成功させましょう。

Q.スカウトメールとは？

スカウトメールとは、採用を行う企業が候補者に直接送信するメールです。従来の採用は、求職者からの応募を待つのが一般的でした。しかし、売り手市場が続く中で、「待ち」の姿勢での採用は難しく、スカウトメールを使った「攻め」の採用を行う企業が増えています。

Q.スカウトメールは効果がある？

スカウトメールでは、特定の候補者に向けた文面を作成できます。候補者にとっては、「自分が特別に扱われている」と感じられ、興味を持つきっかけになります。メール内で自社の魅力を伝えられれば、候補者からの反応を期待できるでしょう。

Q.返信率が上がるスカウトメールの書き方は？

まずは開封率を上げるために、件名に候補者にとって魅力となる要素を入れます。本文では、他社と差別化できる自社の魅力を伝えましょう。さらに、候補者の経歴やスキルに触れ、「自分だけに送られたメッセージだ」という特別感を演出できると、返信率の向上につながります。

Q.スカウトメールを送信するのに良いタイミングは？

お昼休憩とかぶる11時〜12時ごろや、退社時間となる17時〜18時ごろに送信すると、候補者からのアクションを期待できます。早朝や深夜の時間帯に送信すると、非常識な印象を持たれるので気をつけましょう。