人件費を抑える方法とは？具体的な方法やメリット・デメリットを解説

人件費を抑えるには、シフト管理や残業時間・人員の削減、作業のIT化など、さまざまな方法があります。しかし、無理な人員削減やコストカットは従業員の負担になり、かえって業績悪化を招く恐れがあるため避けなければなりません。

この記事では、人件費を抑えたい方向けに人件費削減の方法や、人件費を削減するメリット・デメリットを紹介しています。適切な人件費削減を行うためのポイントも解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

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人件費とは？

人件費とは、企業が経費として計上する内容のうち、従業員にかかる費用を指します。給与や賞与といった従業員に直接支払う金銭だけでなく、各種保険料の企業負担分や福利厚生など、「人」に関する費用全般が該当します。

人件費に含まれる項目は以下です。

• 給与
• 賞与
• 時間外手当（残業代、休日出勤代など）
• 福利厚生（社員旅行、慶弔金、社宅費用など）
• 法定福利（社会保険料、労働保険料など）
• 旅費交通費（交通費、宿泊費、タクシー代など）
• 採用教育費（研修、採用にかかる費用など）

人件費の計算方法や適正な人件費率を知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
人件費計算で経営を見直す

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ローリスクで人件費を抑える方法

人件費を抑える方法は複数ありますが、やり方によっては従業員への負荷が大きくなり事業が立ち行かなくなるリスクが生じます。まずはリスクの低い方法で人件費を抑えられるよう努めましょう。

ローリスクで人件費を抑える方法には、以下のようなものがあります。

シフト管理を行う

シフト管理とは、シフト制で働く従業員の配置人数や勤務時間帯の調整を行うことです。
「業務が集中する時間に人員を多く配置する」「業務が落ち着く時間帯は人員を削減する」など、必要な時間帯に必要な人材を配置すると、無駄な人件費を抑えられます。

残業時間を削減する

従業員に残業をさせる場合、残業代を支払わなければなりません。残業が発生している場合は、無駄な作業時間が発生していないか、そもそも業務量が多すぎないかなど、業務の見直しをしてみると良いでしょう。見直しの結果に応じて、労働パフォーマンスの向上や業務量の調整を図り、残業が発生しないように調整します。

生産性向上を図る

従業員一人ひとりの生産性を向上させ会社全体の売上アップが実現すれば、結果的に人件費の減少につながります。生産性向上のためには、携わる業務への適性や業務フローを見直し、適切な人材配置とフローの構築をすることが大切です。

人員配置や評価制度を見直すなど、従業員の職場環境を整えるのも効果的です。

業務フローを見直す

マニュアルや定着している作業フローがあっても、作業工程の中には不要な手順が混ざっている可能性があります。マニュアル化した時点では最適だった手順であっても、現場がより効率的な方法を見つけている場合があります。

不要な手順やより効率化できそうなフローはないかを定期的に見直しましょう。

業務のIT化で効率化を図る

作業のIT化を行うことで、人件費の削減につながる場合があります。膨大なデータの処理や管理は、人の手で作業するには多くの工数が必要です。クラウドの有効活用やシステムの導入によって工数を削減できれば、ほかの業務に人員を配置できるようになります。

たとえば、クラウド型の顧客管理システムを導入すれば、顧客情報の分析が容易になります。経理業務用のソフトウェアを使用すれば、請求書の作成や経費の管理を簡素化できるでしょう。

非正規雇用労働者を検討する

正社員の雇用だけでなく、派遣社員やフリーランスといった非正規雇用労働者に目を向けてみるのも良いでしょう。

正社員を採用する場合は給与だけでなく、採用や教育のコストなどがかかります。一方、派遣やフリーランスを確保する場合は、採用や教育、社会保険料などの費用はかかりません。必要なときに必要な人材を確保できるのも、非正規雇用労働者を導入するメリットです。

エンジニア派遣を利用する際のコストを知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
エンジニア派遣の単価相場

外注を視野に入れる

社内に派遣社員やフリーランスを迎え入れる以外に、業務を外注先企業に任せる方法もあります。より専門性の高い業務や、規模が大きく人材が多数必要なプロジェクトなどは外注を請け負う企業に任せるなど、臨機応変に使い分けると良いでしょう。

ノウハウがある外注先に業務を委託することで、社内で人材を育成するコストも削減できます。

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ハイリスクな人件費削減方法

人件費を削減する方法の中でも、従業員に直接負担がかかるやり方は経営が傾きやすく推奨できません。どういった方法がハイリスクなのか、まとめました。

人員を削減する

リストラや希望退職によって従業員を減らせば、それだけ人件費は抑えられます。ただし、人員を減らした分、残された従業員の業務負担は増加します。

経営状況への不安や次の人員削減の対象になるという恐れから、モチベーションの低下につながるリスクも高いです。こうした不安により、残った優秀な人材が他社へ流れてしまう可能性もあるため、よく検討して実行する必要があるでしょう。

採用を停止する

例年行っている新卒採用を見送ったり、空いたポジションの中途採用をせず社内の人員で対応したりする方法です。採用活動にかかるコストを抑えられ、新規で雇うはずだった従業員にかかる固定費用も発生しません。

しかし、会社の中長期的な発展には、新たな人材の採用や育成が欠かせません。人員が足りず、中長期的な人員計画やプロジェクトの進行にマイナス影響を及ぼすリスクがあるでしょう。

給与・賞与などをカットする

給与・賞与カットは直接従業員のモチベーションを下げる要因です。これまでと同じ働きをしているのにもらえる給与・賞与が減れば、業務に向き合う意欲は減退し、他社への転職を検討することもあるでしょう。

また、労働契約法第9条では「使用者は、労働者と合意することなく、就業規則を変更することにより、労働者の不利益に労働契約の内容である労働条件を変更することはできない。」とされています。就業規則に給与内容が明記されており、合意なく減給した場合には法律違反となる恐れもあるでしょう。

参考：労働契約法｜e-Gov法令検索

以下の記事では、そもそもなぜ人件費が上がるのかを解説しています。人件費が上がる理由を知ったうえで対策を立てたい場合は、ぜひ参考にしてください。
人件費が上がる理由

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人件費削減のメリット・デメリット

人件費の削減は主に経営状態を良くする目的で行うことから、メリットが注目されがちです。しかし、実際にはメリットだけでなくデメリットもあるため、慎重に考える必要があります。具体的にどのようなメリットとデメリットがあるのか、確認しましょう。

人件費削減のメリット

人件費削減のメリットは、削減した分の費用をほかの目的に活かせる点です。たとえば、浮いた費用を活用することで、以下のような効果が期待できます。

• 給与やボーナスを増やすことで従業員のモチベーションが上がる
• 会社の設備投資や修繕ができ生産性がアップする
• 研修や資格取得支援などの社員教育を充実させられ従業員のスキルアップ/生産性向上につながる
• 事業を拡大しやすくなる
• 売上換算で決算が良くなり銀行評価や株価の上昇につながる

人件費削減のデメリット

人件費削減によるデメリットは、従業員や会社にマイナスの影響を与えるリスクがあることです。具体的には以下のようなリスクがあります。

• 人手不足による従業員の負担増
• 従業員のモチベーションダウンによる生産性の低下
• 優秀な人材の他社への流出
• 品質やサービス、安全性の低下
• 会社の評判の低下

上記は、人件費削減を行うすべての会社に当てはまるわけではありません。しかし、無理な人件費削減を行った結果、人手不足や生産性の低下、商品・サービスの品質低下を招いてしまうケースは少なくありません。

人件費の削減は、会社にとって売上や評判に悪影響を及ぼす恐れがあることを念頭に置き、リスク管理をしっかり行いましょう。

適切な人件費削減を行うためのポイント 

ローリスクな人件費削減方法を選んだとしても、実行する際に誤ったやり方で行うと効果が得られません。人件費削減のメリットを十分得られるよう、実行時のポイントをおさえておきましょう。

人件費削減の目的を明確にする

人件費削減には従業員の協力が不可欠です。一部の従業員が協力してくれたとしても、全員が同じ方向を向いて行わなければ、進捗は芳しくない状況に陥ってしまいます。人件費の削減を円滑に実行していくためにも、まずは人件費を抑える目的を明確にしましょう。

目的を明確にしたら、自社の経営状況や従業員に取り組んでもらいたい内容などについて正確に伝えます。従業員からの質問に答えられるようにしておけば、人件費削減を行う意味を理解し協力してもらえるでしょう。

人件費削減に向けた計画をつくり段階を踏んで実行する

人件費の削減に向けて、取り組みを実行するためのスケジュールを組みます。スケジュールが不明瞭だったり適切に段階が踏まれていなかったりすると、従業員は進め方が分からず混乱します。

たとえば、フリーランスに業務を依頼すると決めた場合、事前にいつ・どの作業を任せるのかなどを明確にしないと、従業員は自分が行うべき作業やフリーランスとの関わり方が分かりません。

作業をIT化する場合でも、事前の周知なく急に告知されると導入手順が分からず無駄な確認・研修時間が発生します。このため、現状の業務フローを変える場合は、段階を踏んだスケジュールづくりと情報共有が大切になるといえるでしょう。

人件費の内訳を洗い出す

人件費には、給与のほか、社会保険料、交通費といったさまざまな要素が含まれます。まずは、どの項目にどれだけの費用を費やしているのかを確認してみましょう。

以下は、月収20万円の正社員に必要な年間の人件費の目安です。

• 基本給×12ヶ月分と賞与（年2回、各2ヶ月分とする）…320万円
• 社会保険料（社会保険料完備の場合）…年間30～40万円
• 各種手当
• 交通費
• 残業代
• 退職金の積立金
• 業務に必要な備品代

細かな費用は会社の規定や勤務状況によって異なるため、具体的な金額は記載していません。しかし、月収20万の正社員を雇用する場合、基本給と賞与、社会保険料をあわせたランニングコスト（維持費用）は最低でも350万円かかることが分かります。

上記の項目のほか、求人広告掲載費用や、新人研修・教育費用、デスクやパソコンなどの購入費といったイニシャルコスト（初期費用）も人件費に含まれます。忘れずにチェックしましょう。

売上高人件費率から判断する

売上高人件費率とは、売上高に対する人件費の割合のことで、人件費率が高いほど経営における人件費負担が大きいことを示しています。人件費率が高すぎる場合は、人件費が経営を圧迫していると考えられるため、人件費の見直しが必要となる場合が多いでしょう。

反対に、人件費率が低すぎる場合は人材不足や業務量過多に陥っている可能性があります。人材不足は商品・サービスの品質や従業員のモチベーション低下につながるため、これまで以上に人件費を抑えるのは避けたほうが良いでしょう。

人件費率は以下の計算式で求められます。

人件費率＝人件費÷売上×100

人件費率は、サービス業で高くなりやすく小売店で低くなりやすい傾向にあり、閑散期や繁忙期などによってもばらつきがでます。人件費率はあくまで目安として捉え、ええええええ人件費削減のデメリットよりもメリットが上回るかどうかで、人件費削減を実行すべきか否かを判断しましょう。

人件費率をもとに経営分析を行う詳しい方法については、以下の記事を参考にしてください。
人件費率とは

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人件費を抑えるべき企業の特徴

人件費の削減は、すべての企業が取り組む必要はありません。自社が実施する必要があるのかを判断するためにも、人件費削減をするべき企業の特徴を把握しておきましょう。

人件費率が業界平均を上回っている

人件費率が平均を上回る場合は、削減を検討した方が良い可能性があります。注意点として、人件費率は業界によって目安とすべき数値が大きく異なります。
人件費率が高くても、業界の平均が同程度であれば「絶対に人件費削減をしなければならない状態である」とは言い切れません。削減を行うかどうかは、計算した売上高人件費率が自社が属する業界の平均を上回っているかどうかで判断すると良いでしょう。

東京都産業労働局が令和元年に発表した東京都中小企業業種別経営動向調査報告書で各業界の人件費率が出されているので、参考にしてください。

• 製造業…31.4％
• 卸売業…12.1％
• 小売業…19.6％
• 企業支援サービス業…43.3％
• 生活支援サービス業…44.0％

資金調達のために決算書の数値を良くしたい

「人件費が浮いた＝経費が抑えられた」ことでその分売上が高くなると、業績が上がって決算書の見栄えが良くなります。あくまでも一時的な手段ではありますが、決算が黒字で経営状態が良いと判断されれば、融資や株式の投資を受けやすくなるため、資金調達をしたい場合には人件費削減を行うと良いでしょう。

販管費率が相場を上回っている

販管費率とは、売上高に占める「販売費および一般管理費」の比率を指します。商品やサービスを販売するにあたり、かかった費用の割合であると考えて良いでしょう。販管費率が低ければ販売・経営効率が良い状態であるといえます。もし販管費率が高い場合には、人件費削減により少しでもコスト削減を図ったほうが良いといえるでしょう。

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人件費削減に関するよくある質問

人件費はできる限り抑えたい項目ですが、削減しすぎると企業にとって不利益が生じる可能性があります。人件費を抑える際によくある質問と回答を確認し、リスク回避できるようにしましょう。

Q.人件費を抑える方法は？

A.人件費を抑えるには、業務フローや評価制度の見直し、適切な人材配置による生産性向上を図るのが有効です。IT化できる業務があれば、システムやクラウドサービスの導入なども検討しましょう。また、残業が発生している場合には業務量を調整するのも効果的です。

Q.人件費を抑えすぎるとどうなる？

A.賃金や賞与の減額、解雇などによる人件費削減を行うと、従業員のモチベーションが下がったり、人手不足により業務負担が増したりして、生産性が下がりやすくなります。人材が他社に流出する恐れもあるでしょう。将来的には商品やサービスのクオリティが下がり、会社の売上が悪くなることも考えられます。

Q.人件費を適切な設定にするには？

A.人件費を適切な数値にするには、従業員の協力が不可欠です。まずは人件費削減の目的を明確にし、実行計画を練りましょう。その際、現在の人件費内訳や売上高人件費率を確認し、目安となる数値と比べながら取るべき対策を決めます。策定したスケジュール・取り組みを従業員に伝え、実行していきましょう。