外注と内製の徹底比較！メリット・デメリット、判断基準なども解説

システム開発を外注するか、内製で行うかで迷っていませんか？IT人材の確保が難しい昨今、多くの企業がこの選択に頭を悩ませています。

本記事では、外注と内製それぞれの特徴や違い、メリット・デメリットを詳しく解説します。さらに、外注か内製かの判断基準や外注で失敗しないためのポイントも説明。

自社の状況に合った開発体制を構築し、限られたリソースを最大限に活用するための判断材料として、ぜひご活用ください。

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外注と内製の違いとは

システム開発における外注と内製の違いを理解することは、IT人材確保の方向性を決める重要な判断材料となります。それぞれの特徴や違いを詳しく解説していきましょう。

外注とは、企業の業務の一部を外部の企業やフリーランスに委託することです。専門的な技術やリソースが必要な場合に、外部の力を活用する手法となるため、特定の技術に精通した人材を短期間で確保できます。

一方で、内製とは、企業の業務の一部または全部を自社の社員が行うことを指します。システム開発の場合は、社内のエンジニアやプログラマーが設計から実装、テストまでを担当し、必要なノウハウも社内に蓄積されていくのが特徴です。

外注と内製の主な違いとして、開発主体、期間、コスト構造などが挙げられます。内製では自社の社員が中心となって開発を進め、外注では外部の企業やフリーランスが開発を担当します。

このほかにも、外注と内製にはさまざまな特徴があります。次章でそれぞれのメリット・デメリットを解説しますので、プロジェクトの性質や自社の状況に応じて使い分けましょう。

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外注のメリット・デメリット

「外注」には、多くのメリットとデメリットがあります。自社の状況や求める成果に合わせて、外注を活用するかどうかを判断する材料として、それぞれの特徴を詳しく見ていきましょう。

外注のメリット

外注のメリットには、主に以下の3つがあります。

人件費を削減できる

外注を活用することで、正社員として雇用する場合に比べて人件費を抑えられます。正社員の場合、給与だけでなく社会保険料や福利厚生費、オフィス維持費などの固定費がかかります。外注では必要な期間だけ契約するため、コスト削減につながる場合があります。

たとえば、一時的に大規模な開発が必要な場合、そのためだけに正社員を雇用するよりも、プロジェクト期間のみ外注するほうが経済的です。雇用に関わる管理コストも削減できるため、経営資源を本業に集中させることが可能になります。

専門的なスキルをすぐに活用できる

外注先には特定分野に精通した専門家が揃っているため、最新技術や専門的なスキルをすぐに活用できます。新しい技術を使ったシステム開発や、特殊な知識が必要な業務でも、高度なスキルを持つ外注先を選ぶことで素早く対応が可能です。

自社で専門人材を育成するには時間とコストがかかりますが、外注であれば即戦力として活躍してもらえます。AI開発やセキュリティ対策など高度な専門性が求められる分野では、特に外注のメリットが大きいでしょう。

社員の業務負担を軽減できる

短期のプロジェクトや専門性の高い業務を外部に委託することで、自社の社員は本来注力すべき業務に集中できます。社員の残業削減やワークライフバランスの改善にもつながり、生産性向上に貢献します。

特に繁忙期や人手不足の際には、外注によって業務をカバーすることで、社内のパンクを防ぎ、安定した事業運営が可能になります。これにより社員の満足度向上や離職防止にも貢献することがあるでしょう。

外注のデメリット

一方で、外注のデメリットは以下のとおりです。

外注費用がかかる

外注のデメリットは、外注費用がかかることです。特に、専門性の高い業務ほど高額になるため、一時的な支出は内製の場合よりも大きくなることがあります。また、外注費用は変動費として計上されるため、予算管理にも注意が必要です。

また、仕様変更や追加開発が生じた場合には、想定外の追加コストが発生することもあります。外注契約の内容をしっかり精査し、適切な予算設定を行わないと、想定以上の支出につながる可能性があるでしょう。

自社にノウハウが蓄積されにくい

外注の最大のデメリットは、開発や運用のノウハウが自社に蓄積されにくいことです。外注先が持つ知識やスキルは、契約終了とともに社外に出て行ってしまうため、長期的に見ると技術的な自立性が低下するおそれがあります。

同じようなプロジェクトを再度行う場合でも、また外注に頼らざるを得なくなります。また、システムのメンテナンスや改修の際にも、常に外部の力を借りなければならず、対応の遅延や追加コストにつながる可能性があるのです。

エンジニアの外注については下記記事でも解説していますので、合わせてご活用ください。
エンジニア外注のメリットや注意点は？費用相場や探し方まで徹底解説！

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内製のメリット・デメリット

一方で、「内製」にもメリットとデメリットがあります。長期的な視点で自社の開発体制を整える際に、内製がもたらす影響を正しく理解しておくことが大切です。以下、詳しく見ていきましょう。

内製のメリット

内製のメリットには主に以下の3つがあります。

自社にノウハウが蓄積されやすい

内製のメリットは、システム開発や運用のノウハウが自社内に蓄積されることです。開発プロセスで得られた知識や経験が社内に残るため、次のプロジェクトでも活用できます。長期的に見れば、開発効率が向上し、自社のIT資産として価値を生み出すのです。

たとえば、自社の基幹システムを内製で開発した場合、そのシステムの構造や仕様を熟知したエンジニアが社内にいることで、トラブル対応や機能追加をスムーズに行えます。こうした技術的な蓄積は、企業の競争力を高める重要な要素となるでしょう。

情報漏洩リスクを軽減できる

社内のエンジニアがシステム開発を担当することで、機密情報や重要データを管理しやすくなります。外部企業に委託する場合と比べて、情報漏洩のリスクを大幅に軽減できるのです。

特に顧客データや企業秘密を扱うシステムでは、セキュリティ面での安全性が高まります。社内のセキュリティポリシーに則った開発が可能となり、ガバナンス強化の観点からも内製は有効な選択肢といえるでしょう。

社内で柔軟な対応ができる

内製の3つ目のメリットは、変化に対して柔軟に対応できることです。ビジネス要件の変更や急な仕様変更が生じても、社内のコミュニケーションで素早く対応できます。外注のように契約変更や追加費用の交渉が不要なため、スピード感を持った開発が可能となるのです。

また、実際に使用する現場の声を開発に直接反映させやすいという利点もあります。エンドユーザーである社員からのフィードバックをすぐに取り入れられるため、使いやすさや実用性の高いシステムを構築しやすくなります。このような現場との距離の近さは、内製ならではの強みといえるでしょう。

内製のデメリット

内製の主なデメリットは以下のとおりです。

固定費が発生する

内製のデメリットは、エンジニアの人件費が固定費として継続的に発生することです。開発プロジェクトの繁閑に関わらず給与を支払う必要があり、短期的に見ると外注よりもコスト高になる場合もあります。

特に中小企業では、エンジニアの人件費は大きな負担となる場合があります。プロジェクトが少ない時期でも人件費は固定で発生するため、リソースの有効活用が課題となるでしょう。人員配置の最適化やエンジニアのスキル幅を広げるなどの工夫が必要となります。

社員の人件費や削減方法について知りたい方は、ぜひこちらの記事も参考にしてみてください。
従業員一人当たりの人件費はいくら？平均や賢い削減方法を解説

採用や教育にコストがかかる

質の高いエンジニアの採用は年々難しくなっており、採用活動自体に多大なコストと時間がかかります。さらに、採用後も継続的な教育投資が必要です。技術の進化は早いため、常に最新知識を習得するための研修や自己啓発の機会を提供しなければなりません。

また、新しい技術分野に取り組む際には、一からスキルを習得する時間も必要となります。たとえばAIやブロックチェーンなど先端技術を導入する場合、学習期間中は生産性が低下することも考慮すべきでしょう。

加えて、優秀な人材の流出リスクも無視できません。育成したエンジニアが退職してしまうと、それまでの投資が無駄になるだけでなく、知識やノウハウの喪失にもつながります。人材の定着を図るための環境整備やキャリアパスの用意など、長期的な視点での人材戦略が求められるのです。

外注か内製かを判断する基準

システム開発や業務プロセスにおいて、外注と内製のどちらを選択するかは、企業の戦略やリソース、プロジェクトの特性によって大きく左右される重要な経営判断です。それぞれのメリット・デメリットを踏まえ、どのような場合にどちらが適しているのか、具体的な判断基準を見ていきましょう。

外注がおすすめなケース

外注がおすすめなケースは以下のとおりです。

コスト削減を重視する場合

できる限りコストを抑えて業務を遂行したい、あるいはシステムを開発したい場合は外注がおすすめです。外注であれば、必要な期間・スキルに応じて契約するため、トータルコストを抑制できる可能性があります。

特に、専門性の高いスキルを持つ人材を期間限定で活用したい場合や、業務量の変動が大きい場合、自社で専門家を雇用・育成するよりも、外注によって必要な時に必要な分だけリソースを確保する方が経済的合理性が高いと言えるでしょう。ただし、外注費用そのものは発生するため、契約内容や範囲を明確にし、費用対効果を慎重に見極める必要があります。

コア業務に社員を集中させたい場合

自社の強みである「コア業務」に経営資源を集中させたい場合も、外注を選ぶと良いでしょう。ノンコア業務や定型的な業務、あるいは専門性が高いものの自社の主軸ではない業務を外注することで、社員はより付加価値の高いコア業務に専念できます。

たとえば、自社の社員が持っていない専門的なスキルが必要なシステム開発を外部に委託したり、経理や人事といったバックオフィス業務の一部を専門業者に委託したりするケースが該当します。これにより、社員の業務負担が軽減され、モチベーション向上や生産性の最大化が期待できます。結果として、企業全体の競争力強化につながるのです。

内製がおすすめなケース

内製がおすすめなケースは以下のとおりです。

社内の人材を育成したい場合

長期的な視点で自社の社員の技術力や問題解決能力を高めたい場合は、内製が有効です。社員が直接プロジェクトに関与することで、実践的なスキルや知識、経験を習得する機会が得られるためです。

また、OJT（On-the-Job Training）を通じて技術やノウハウが社内に蓄積され、組織全体の能力向上が期待できます。初期の教育コストや時間はかかるかもしれませんが、将来的な内製力の強化は、企業にとって大きな資産となるでしょう。

機密情報を取り扱う場合

顧客の個人情報、企業の財務情報、独自の技術情報やノウハウなど、外部への漏洩が事業継続に重大な影響を及ぼす可能性のある機密性の高い情報を取り扱う業務やシステム開発は、内製が推奨されます。

外注の場合は、委託先のセキュリティ体制や契約内容を細かく確認する必要があり、管理コストも発生します。一方で、内製であれば、情報を社外に出すことなく、自社のセキュリティポリシーのもとで厳格に管理できるため、情報漏洩リスクを最小限に抑えることができるでしょう。特に、企業の信頼性やブランドイメージに関わる情報を扱う場合は、慎重な判断が求められます。

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外注で失敗しないためのポイント

外注は、コスト削減やコア業務への集中といったメリットがある一方で、慎重に進めなければ期待した成果が得られなかったり、思わぬトラブルに見舞われたりするリスクも伴います。ここでは、外注で失敗しないために押さえておくべき重要なポイントを、より詳しく解説します。

内製で対応できないか検討する

外注を検討する最初のステップとして、「本当に内製では対応できないのか」を徹底的に吟味することが重要です。安易に外注を選択してしまうと、かえってコストが増加したり、貴重な社内ノウハウが蓄積されなかったりといったデメリットが生じる可能性があります。

具体的には、社内に必要なスキルを持つ人材が本当に存在しないのか、あるいは育成する時間的な猶予はないのか、コストも踏まえながら判断することが大切です。また、現在の社員の業務負荷状況を把握し、一時的なリソース不足であれば、業務の優先順位の見直しや、短期的な派遣社員の活用といった代替手段で対応できないかも検討しましょう。

コスト面では、外注費用と内製した場合の人件費、教育コスト、必要な設備投資などを多角的に比較し、長期的な視点でのコストパフォーマンスを慎重に判断する必要があります。さらに、プロジェクトの納期に対して内製で対応可能なスピードか、そして内製で求める品質を担保できるのか、あるいは外注でなければ達成できない高度な品質が求められているのか、といった点も明確にしなければなりません。

最後に、今回の業務やプロジェクトを通じて、社内にどのようなスキルやノウハウを蓄積したいのか、内製化することで将来的な事業展開にどのようなメリットがあるのか、といった将来性も見据えた検討が不可欠です。これらの多角的な検討を経て、外注が最適と判断された場合に、次のステップに進みましょう。

自社に合った外注先と契約する

外注は、自社に合った相手と契約することが重要になります。単純に金額だけで選ぶのではなく、スキルや実績、自社の目的や企業文化、そしてプロジェクトの特性に真に合致したパートナーを見極める必要があります。

まずは、依頼したい業務分野での実績が豊富であるか、そして自社の業界や抱える課題に対する深い理解があるか確認しましょう。外注先の得意とする業務領域や企業規模が、自社の依頼内容とマッチしているかも重要なポイントです。

また、報告・連絡・相談のコミュニケーション体制が整っているかの確認も大切です。プロジェクト進行中には、仕様変更や予期せぬトラブルが発生することもあるでしょう。そのような場合に、柔軟に対応してくれるかどうかも重要な選定基準となります。

最後に、自社の企業文化や価値観と大きくかけ離れていないか、長期的なパートナーシップを築けそうかといった相性も考慮に入れましょう。複数の候補企業をリストアップし、提案内容、見積もり、実績、担当者の対応などを比較検討します。可能であれば実際に担当者と面談したり、企業を訪問したりするなどして、信頼できるパートナーかどうかを慎重に見極めることが重要となります。

契約内容を明確にする

外注を成功させるには、契約内容を明確にすることが重要です。双方の責任範囲や業務内容を具体的に書面で定めましょう。

契約書には、委託する業務の範囲や内容、契約金額、納期などの具体的な内容を記載します。費用に関しては、契約金額はもちろん、支払い方法や時期、追加費用が発生する場合の条件なども具体的に定める必要があります。

また、成果物の検査条件や、成果物に関する著作権や特許権などの知的財産権がどちらに帰属するのかも明確にしましょう。機密情報の取り扱いについても、具体的な範囲や保持期間、違反した場合の罰則などを定める機密保持義務などの記載も大切です。

また、契約不履行や納品物に瑕疵（欠陥）があった場合の責任範囲、損害賠償の条件なども明記します。契約書に定めのない事項や疑義が生じた場合の協議方法についても記載しておくと良いでしょう。

契約内容は専門的な知識を要する場合も多いため、必要に応じて法務担当者や弁護士などの専門家に相談することもおすすめです。自社にとって不利な内容になっていないかを慎重に確認することが賢明です。

必要なマニュアルを整備する

外注先にスムーズに業務を遂行してもらうためには、必要な情報を網羅したマニュアルを整備しておくことが大切です。口頭での指示だけでは、認識のズレが生じたり、担当者が変わった際に引き継ぎがうまくいかなかったりするリスクが伴います。

マニュアルには、委託する業務の具体的な手順や判断基準などを記載しましょう。業務で使用するシステムやツールがある場合には、その操作方法を解説した操作マニュアルも必要となります。また、品質担保のため、求める成果物の品質レベル、チェック項目、許容されないNG例などを具体的に示すこともおすすめです。

加えて、コミュニケーションを円滑に進めるため、報告の方法や緊急時の連絡体制などを定めたルールも整備しておくと良いでしょう。業界特有の専門用語や社内で使われる独自の用語がある場合は、それらの定義をまとめた用語集を作成します。

マニュアルを作成する際には、誰が見ても理解できるように、図や表を活用し、できるだけ平易な言葉で記述することがポイントです。そして何よりも重要なのは、業務内容や社内外の状況の変化に合わせて、定期的にマニュアルの内容を見直し、常に最新の状態に保つことです。

綿密なコミュニケーションを図る

外注先とは、綿密なコミュニケーションを図るようにしましょう。こまめなコミュニケーションを心がけることで、認識の齟齬を防いだり、進捗状況を把握して問題点を早期に発見・解決したりすることができます。

具体的には、定期的なミーティングを設定し、進捗状況や課題、今後の予定などを双方で共有しましょう。対面会議だけでなく、オンライン会議を積極的に活用することもおすすめです。

また、日報などの報告フォーマットの統一や、メール・チャットツール・電話などの状況に応じた連絡手段と、それぞれの使い分けに関するルールを定めておきましょう。明確な報告体制を確立することで、コミュニケーションの混乱を防ぐことができます。

外注先から提出された成果物や寄せられた質問には、迅速かつ具体的にフィードバックを行うことも大切です。仕様書や管理表など、プロジェクトに関するドキュメントは常に最新の状態で共有し、関係者全員が同じ情報を参照できる環境を整えましょう。

万が一、問題が発生した場合には、それを隠さず速やかに情報を共有し、協力して解決策を検討するというオープンな姿勢が求められます。外注先を信頼し、建設的な対話を心がけることで、良好なパートナーシップを築き、プロジェクトを成功に導くことができるでしょう。

外注でよくあるトラブルと対策方法について、下記記事で詳しく解説しています！ぜひ参考にしてください。
業務委託契約でありがちなトラブルと5つの対策方法

外注と内製に関するよくある質問

Q1.外注と内製の主な違いは何ですか？

外注と内製の最も基本的な違いは、業務を遂行する主体が外部の企業・個人か、自社の社員かという点にあります。外注は、自社で対応できない、あるいは対応するには非効率な業務を、専門的なスキルやノウハウを持つ外部の企業や個人に委託することを指します。一方、内製は、必要な業務を自社の社員やリソースを活用して社内で行うことを意味します。

また、外注はプロジェクトごとなど短期間の契約ができますが、内製は自社の社員を長期的に雇用します。加えて、外注費用は変動コストであるのに対し、内製は人件費などの固定コストとなる点にも違いがあります。

それぞれの特徴を理解し、自社の状況やプロジェクトの目的に応じて、どちらの手法が最適か、あるいは両者をどのように組み合わせるかを検討することが大切です。

Q2.外注と内製でかかるコストに違いはありますか？

外注と内製ではコストの内容に違いがあります。

外注の場合、主なコストは外部業者への委託費用です。短期的には、自社で人材を採用・育成するコストや設備投資を抑えられるため、変動費として必要な時に必要な分だけリソースを確保できるというメリットがあります。しかし、高度な専門性を求める場合や、長期にわたる大規模なプロジェクトでは、総額が内製よりも高くなるケースも少なくありません。

一方、内製でかかるコストは、主に自社社員の人件費です。これには給与だけでなく、社会保険料、福利厚生費、研修・教育費用なども含まれます。また、業務に必要なオフィススペースの賃料や光熱費、PCやソフトウェアの購入・維持費用といった間接的なコストも考慮しなければなりません。

ただし、内製の場合、一度人材を確保すると固定費として長期的なコストがかかりますが、結果的に外注よりもコストを抑えられる可能性もあります。また、社内にノウハウが蓄積されることで、将来的なコスト削減に繋がるという間接的なメリットも期待できるでしょう。