【例文付き】スカウトメール採用で成果が出る文面の書き方と運用のコツ

「ダイレクトリクルーティングに注力していきたいが、何から始めれば良いのかわからない」
「スカウトメールの効果が出ていないが、何を改善すれば良いのかわからない」

このコラムでは、これらの悩みを持つ採用担当者の方に向けて、スカウトメール作成のポイントやテクニック、実際の例文を通じてスカウトメール採用で成果を出す方法を解説します。
スカウトメールの効果的な活用方法に悩みを抱えている場合は参考にしてみてください。

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スカウトメールが注目されている背景

近年、スカウトメールを活用した採用が注目されている背景は、求職者1名あたりの求人数が多くなり、企業は主体的に求職者にアプローチしなければ採用が難しくなってきていることにあります。

日本では少子高齢化に伴い労働人口が減少傾向にあり、採用市場は求職者の数よりも求人の方が多い売り手市場です。特にIT関連職やクリエイティブ系職種、そのほか高度な専門性を要する職種などでは売り手市場の傾向がより顕著です。

そのため、これまでのように求人広告や人材紹介会社に求人募集を依頼して応募を待つだけでは企業の採用活動は成り立たちにくくなっています。そこで、自社の魅力を直接求職者に伝えて母集団形成ができるスカウトメールの活用が注目されています。

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スカウトメール文面作成の4つのポイント

求職者に刺さるスカウトメールを作成するには、下記の4つのポイントを意識しましょう。それぞれ解説します。

• ・採用ペルソナを明確にしておく
• ・ペルソナにあわせた魅力を盛り込む
• ・テンプレートでのスカウトだと思われないようにする
• ・スカウトメールと求人票で情報を棲み分ける

1.採用ペルソナを明確にしておく

まずは、求人ごとのペルソナ設定が大切です。採用におけるペルソナとは、自社に必要なスキルや経験、マインドセットを持っていて、かつオファーを出せば入社してもらえる可能性がある人材像です。

なお、ターゲットとペルソナは異なるので注意しましょう。ターゲットは、年齢やスキルなど、その人材の属性条件であり、ペルソナとは転職理由や会社選びの軸、将来的なキャリアイメージなど、その人材が持つ感情や価値観も含めた人材像を指します。

スカウトメールの作成においてペルソナを定めるべき理由は、求職者に対して訴求すべきメッセージを明確にするためです。前提として、求職者は様々な企業から1日に何通ものスカウトメールを受け取っている可能性があります。そのため、数あるスカウトメールの中から自社に興味を持ってもらうためには、相手にとって関心のある内容の訴求が必要です。

さらに、スカウトメールで記載できる文字数は限られているため、様々な情報の中から何を優先的に記載して訴求すべきか取捨選択しなければなりません。その際、ペルソナが明確であれば、必要な情報を見誤ることなく伝えられます。

ペルソナを作成する際は、自社の社員に「なぜこの会社に入社を決めたのか」をヒアリングしたり、自社の魅力点や特徴を洗い出したうえで、「この特徴を魅力だと感じるのはどんな人か？」を考えたりすると良いでしょう。

2.ペルソナにあわせた魅力を盛り込む

スカウトメールの作成時は、ペルソナにとって必要な情報に絞ってスカウト文面に盛り込みましょう。企業が伝えたいことばかり盛り込んでしまうと、ペルソナにとって魅力に感じる情報が少なく、興味を示してもらいにくくなります。

「ペルソナは何に魅力を感じるのか」を常に念頭に置き、必要な情報を取捨選択してスカウトメールを作成しましょう。

3.テンプレートでのスカウトだと思われないようにする

スカウトメールは、メールを受け取った求職者が、「このスカウトメールは自分に送ってくれている」と感じられるかどうかが非常に重要です。

当社の調査では、メールに記載されている内容を見て「自分に向けて送ってくれている」と感じられることが応募に繋がるとわかっています。逆に、どの人材にも同じ内容で送っている一斉送信用テンプレート感のあるスカウトメールは求職者の意向を下げることがあるようです。

例えば、「○○社でのご経歴を拝見しました」や「○○の経験を魅力に感じました」など、求職者の情報にあわせた個別訴求を行うことを心がけましょう。

4.スカウトメールと求人票で情報を棲み分ける

スカウトメールと求人票で記載する情報を変えることもテクニックの1つです。Webサイトや求人広告で誰でも見れる求人票には記載が難しい情報でも、クローズドなスカウトメールであれば伝えられることもあるでしょう。その情報が求職者に魅力に感じてもらえる情報であれば効果的です。

例えば、スカウトメールを送る求職者と似た経歴の社員の入社後のキャリアや年収のモデルなどは効果があります。スカウトメールにしかない情報を盛り込むことで、興味を持ってもらえる可能性が高まるでしょう。

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効果的なスカウトメールの例文

ここでは、効果的なスカウトメールの例文を紹介します。
メッセージを作成する際は、次の3点を意識すると良いでしょう。

• ・文字数は600文字～1200文字程度
• ・働くイメージを掴んでもらうために具体的な業務内容や案件例を入れる
• ・会社としての魅力要素（競合企業との差別化ポイント）にも触れる

上記3点のポイントをふまえ、ITエンジニア向けのスカウトメールを作成した例文が次の画像です。

とはいえ、このボリュームで毎回スカウトメールを作成しようとすると非常に労力がかかります。そのため、スカウトメールの構成やペルソナごとの大まかな訴求パターンなどはテンプレート化しておき、スカウト文面でパーソナライズすべき箇所については毎回記入すると良いでしょう。

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スカウトメール採用を成功させる5つのTips

スカウトメールを活用して採用を成功させるには、メール文面を工夫する以外にも様々なポイントがあります。スカウトメールでの採用に注力する場合は、ここで解説する5つのポイントを理解しておきましょう。

1.必要なスカウトメール送付数を逆算してKPI設定する

スカウトメールは、求職者に向けてダイレクトに自社の魅力を伝えられる有効な手段ですが、送ったスカウトメールがすべて開封され、応募に繋がるとは限りません。そのため、開封率や応募率をもとに、何通のスカウトメールを送付すれば必要な応募数を確保できるのか事前に逆算しておくことが重要です。

必要な応募数を逆算して、送信数をKPIとして日次の目標に落とし込んでおけば毎日少しずつでもスカウトメールの送付が可能になります。必要なスカウトメール送信数の算出は以下の図のように、スカウト送信から内定承諾までのそれぞれのステップの遷移率から逆算することで算出可能です。

仮に、1名の採用を目標として、自社の選考プロセスの遷移率が下記の通りだった場合、合計で約89件のスカウト送信が必要です。89件のスカウトメールと聞くと多く感じますが、1か月の営業日を20日として日次目標に換算すると、1日あたり4～5件のスカウトメール送信で済みます。

• ・内定承諾率：80%
• ・最終面接合格率：70%
• ・1次面接通過率：50%
• ・面談後選考継続率：80%
• ・スカウト応募率：5%

スカウトメールは継続して求職者にアプローチすること、ある程度の送信数を担保することが重要なため、目標達成のために必要なスカウト送信数を逆算しておくことが大切です。また、各プロセスの目標数も明確になるため、採用が上手く進まない場合はどのプロセスに課題があるのかを特定して打ち手を講じることも可能になります。

2.アクティブなユーザーを対象にする

スカウトメールを送る求職者は、できるだけアクティブな方を選びましょう。例えば、スカウトメディアへの最後のログインが1か月前と1週間以内の方では、転職活動への温度感が異なります。

前者の人材は、既に転職活動を終えているか、転職活動を積極的に行っていない可能性があり、スカウトメールを送っても反応を得にくいでしょう。一方で後者の人材は、今まさに求人を探している温度感の高い人材である可能性があります。

市場に人数が極端に少ない希少な職種の場合はアクティブではない人材も対象に含める手もありますが、基本的にはアクティブな人材を中心にアプローチしましょう。

3候補者によってスカウトメールの送付者を変える

スカウトメールでは、「どのような内容を送るか」も重要ですが、「誰から送るか」も非常に重要です。例えば、ポジションによっては、経営者や役員、現場マネージャーなど、職位の高い社員からのスカウト送付が効果的な場合もあります。

なぜなら、「職位の高い方が自分の経歴に興味をもってくれている」と感じることで求職者の意向が上がる場合があるためです。可能であれば、スカウトメールにはスカウト送信者の名前とポジションを記載しましょう。

4.メールが見られやすい時間帯にスカウトメールを送る

メールが比較的見られやすい時間にスカウトメールを送信することで、アクション効率を高めることが可能です。

当社の調査では、お昼休憩前後となる11時〜12時ごろや、業務を終えて退社する時間が多い17時〜18時ごろが、他の時間帯と比較して返信率が高くなります。良いスカウトメールを作成することに加えて、スカウトを見てもらう確率を高める工夫が需要です。

5.まずは面談から実施する

スカウトメールに反応があった候補者に対しては、いきなり面接を実施するのではなくまずは面談を実施できると良いでしょう。この面談は一般的にカジュアル面談と呼ばれ、合否を決める選考ではなくあくまで相互理解を深める場として設定します。

スカウトメールでは、企業から候補者に「ぜひ会いたい」とアプローチをするため、応募時点では候補者の企業理解が深まっていなかったり、選考や転職の意思が固まり切っていないケースもあります。そのため、まずは自社のことを理解してもらうためのカジュアルな面談を設定し、会社概要や事業内容、今回のポジションの説明などをする機会を設けましょう。

また、最初は選考意思が無くとも応募できるカジュアル面談を実施することで応募ハードルが下がり、母集団形成がしやすくなります。

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スカウトメールの活用がおすすめなケースとは？

スカウトメールの活用がおすすめなケースは大きく3つです。いずれかのケースが当てはまり、現在採用活動に苦戦している場合はスカウトメールの活用を検討してみましょう。

自社の認知度が高くない

認知度が高くない中小企業やベンチャー企業は、スカウトメールの活用がおすすめです。採用市場では、有名企業や大手企業に応募が集中する傾向があります。特に、売り手市場の状況では、求職者は求人を選べる状態にあります。

そのため、企業自ら求職者に自社を知ってもらう努力をしなければ、いつまで経っても応募を獲得できない可能性もあります。まずは認知してもらわなければ魅力も感じてもらえません。

これまでは認知度が低いために応募獲得や採用ができなかった企業でも、スカウトメールを活用して自社の情報をダイレクトに求職者に伝えることで採用活動を前に進めやすくなるでしょう。

市場にいる求職者が少ないポジションの採用

採用したい人材がそもそも市場に少ない場合も、スカウトメールの活用が効果的です。

採用競合企業がどの程度いるのかにもよりますが、市場に少ないということはそれだけ採用の難易度が高くなります。

そのような希少な人材から応募を待っていては、なかなか採用に繋げることは難しいでしょう。そのため、企業から直接求人を届け、積極的にアプローチするスタンスが重要です。

採用期日が迫っている

急ぎで採用をしたい場合は、求人広告や人材紹介会社に求人を掲載して応募を待つよりも、直接自社からアプローチをして応募を獲得しにいく動きが必要です。

スカウトメールでエンジニア採用を成功させるには？

現在、エンジニアは採用難易度が最も高い職種の1つといえるでしょう。この状況をふまえ、エンジニアを採用する手法としてスカウトサービスの活用が注目されています。

しかし、「エンジニア採用の進め方がわからない」「エンジニアにどのようなスカウトメールが刺さるのかわからない」「スカウトサービスを運用するリソースが無い」このような悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか？

そのような方には、レバテックが運営するITエンジニア・クリエイター特化型のスカウト型求人メディア「レバテックダイレクト」がおすすめです。レバテックダイレクトには、レバテックが長年培ってきたIT人材の採用ノウハウをもとにスカウト運用の無料コンサルティングサービスや、採用担当者の負担を軽減する様々な機能があります。

エンジニア採用においてスカウトメールの活用を検討されている場合は是非一度お気軽にご相談ください。

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スカウトメールを通じて4名の即戦力エンジニアを確保した事例

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