ジョブディスクリプション（職務記述書）とは？具体的な記載例や作成の3ステップ

「ジョブディスクリプションって何？」
「ジョブディスクリプションはどうやって作成する？」

このような疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。
ジョブディスクリプションとは、その企業で担当する業務や必要なスキルなどをまとめたものです。ジョブディスクリプションがあれば、採用活動や評価など様々なシーンで役立ちます。

ジョブディスクリプションの定義に加え、記載例や作成に必要なステップを理解していきましょう。

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ジョブディスクリプションとは

ジョブディスクリプション（job discription）とは、その会社でのポジションや担当する業務内容、責任範囲、必要なスキルなどを明示したもので、日本語では「職務記述書」といいます。

これまで、日本企業ではジョブディスクリプションが使用されることはありませんでした。しかし、欧米では採用や評価、日々の業務においてジョブディスクリプションは欠かせません。

ジョブディスクリプションを作成する目的は、担当するポジションにおいて、業務内容や求める成果、必要なスキルなどを明確にすることです。これらを明確にしておくことで、必要な能力を持った人材の採用や、当該ポジションで求められる成果を生み出せているかといった、適正かつ客観的な評価指標として役立ちます。

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ジョブディスクリプションの導入が注目されている背景

近年、ジョブディスクリプションの導入は日本企業でも注目されています。その背景としてあるのが、日本における「ジョブ型雇用」の広がりです。

ジョブディスクリプションは、もともとはジョブ型雇用が中心の欧米企業で活用されていました。ジョブ型雇用とは、ポジションごとに必要なスキルを持つ人材を雇用する雇用形態です。一方、日本では長らく主流だったのはジョブローテーションを通じてゼネラリストを育成する「メンバーシップ型雇用」です。メンバーシップ型雇用では、ポジションごとにスペシャリストを雇用するのではなく、入社後のポジションや業務内容を限定せず総合職として人材を採用します。

しかし、近年は個人の専門性向上による国際競争力の強化や、ITエンジニアやデータサイエンティストなどの専門性の高い人材の不足により、ジョブ型雇用が日本でも広がっています。その結果、ジョブディスクリプションの導入が注目されています。

ジョブディスクリプションの記載例

ここでは、ジョブディスクリプションの一例を紹介します。ジョブディスクリプションのレイアウトには特に決まりはありませんが、できるだけ情報の過不足が生じないようにA4用紙1枚程度のボリュームを意識しましょう。

特に、職務内容や求めるスキル、雇用条件などはできるだけ具体的に記載し、求職者とのミスマッチを無くすことが大切です。また、ジョブディスクリプションを作成する際は、求人の現場業務に関するヒアリングを行い、実態に即した内容の記載を心がけましょう。

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ジョブディスクリプションが必要な理由

ジョブディスクリプションの活用は、企業にとってどのような点が効果的なのでしょうか？ここでは、ジョブディスクリプションが必要な理由を3つにわけて解説します。

より客観的で公平な人事評価を行うため

ジョブディスクリプションを活用することで、適切な人事評価が可能です。ジョブディスクリプションには、入社ポジションにおいて遂行すべき業務や責任範囲、達成基準、評価基準などが記載されます。そのため、人事評価の際も、ジョブディスクリプションに記載された達成基準を満たしているかどうかで客観的かつ公平な人事評価が可能になります。

従業員の視点でも、入社時に提示された業務内容や求められる基準を達成できているかというシンプルな評価になるため、評価の納得感を得やすいでしょう。

業務遂行に必要なスキルを持つ人材を確保するため

ジョブディスクリプションがあることで、求人ポジションに必要な専門性を持つ人材の確保に役立つでしょう。ジョブディスクリプションには、そのポジションにおいて任せたい業務内容と必要なスキルが明記されています。

これにより、ジョブディスクリプションを見た求職者は自身のスキルや経験を活かせそうか、やりたい業務内容にマッチしているかなどがイメージしやすくなります。仮に、募集要項に記載された入社後の業務内容が曖昧な場合、求職者は自身が活躍できるイメージが持てなかったり、入社後のキャリアをイメージできなかったりして志望度が下がる可能性があります。

採用における企業と求職者双方のミスマッチを避けるためにも、ジョブディスクリプションは必要といえます。

業務範囲を明確にして適切なマネジメントができるため

従業員のマネジメントにもジョブディスクリプションは役立ちます。ポジションにおいて遂行すべき業務や評価基準が明記されたジョブディスクリプションがあることで、従業員や組織間においてのやるべきことの認識がずれにくくなるでしょう。

ただし、「ジョブディスクリプションに記載されていること以外は一切対応しなくても良い」というマインドにならないように注意は必要です。

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ジョブディスクリプションを活用する際の注意点

ジョブディスクリプションの活用は、ジョブ型雇用を進めたい企業にとって効果的ですが、注意点もあります。注意点も理解したうえで、自社の方針と照らし合わせてジョブディスクリプションを活用しましょう。

ゼネラリストの育成が難しい

ジョブディスクリプションを活用することで、ゼネラリストの育成が難しくなるリスクがあります。ジョブディスクリプションは、ポジションごとに専門スキルを持つ人材を採用し、特定の業務内容に従事させるため、スペシャリストの確保や育成が得意領域です。

一方で、様々なポジションの業務を幅広く経験しているゼネラリストが育ちにくくなる側面もあります。会社を運営していくうえでは、幅広い業務や組織を把握する人材も必要です。そのため、ジョブディスクリプションを活用する際は、ゼネラリストを育成するための方針も別途検討しましょう。

部署の異動が難しい

ジョブディスクリプションを活用して採用した場合、入社後の部署異動の柔軟性に欠ける点は注意が必要です。

ジョブディスクリプションをベースに入社した従業員は、特定のポジションにおける業務を遂行するために入社するため、他の部署への異動が難しくなります。例えば、他の部署で欠員が生じた場合でも、社内異動による欠員対策ができなかったり、部署が無くなる際に任せる業務が無くなったりする可能性もあるでしょう。

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ジョブディスクリプション作成の3ステップ

ジョブディスクリプションはどのように作成すれば良いのでしょうか？ここではジョブディスクリプションを作成するうえで重要なステップを3つにわけて解説します。これからジョブディスクリプションを作成する場合は、ぜひ参考にしていただけますと幸いです。

1.対象となる職種の情報収集を行う

まずはジョブディスクリプションを作成したい職種の情報収集から始めます。

この情報収集は、情報の偏りを避けるためにできるだけ幅広く行うことがポイントです。具体的には、対象職種の現場メンバー、マネジメントなど複数の職位に、また人数も数人から幅広くヒアリングができると良いでしょう。

この際にヒアリングすべきことは、職務内容やポジションの責任、必要なスキルや知識、権限、目標、今回採用したい等級などです。情報収集ができたら、集めた情報からそのポジションにおける業務の実態や必要なスキルを抽出します。

2.情報を精査して職務範囲を決める

ポジションに関する情報収集の次は、ジョブディスクリプションの作成に必要なものは何か見極めるために集めた情報を精査します。集めた情報を全てジョブディスクリプションに記載はできないため、まずは必要な業務やスキルの洗い出しを行い、より優先度の高いものは何かを人事側と現場のマネジメント陣とすりあわせをしながら精査しましょう。

この際、「なぜその業務が必要なのか」「どのようにその業務を行うのか」を一つひとつ明確にしたうえで整理していくことが大切です。このようなプロセスを経て、ジョブディスクリプションに記載すべき具体的な業務内容や必要なスキルなどを決めていきます。

3.ジョブディスクリプションへの落とし込み

情報収集後、精査した情報をもとにジョブディスクリプションへの落とし込みを行います。ジョブディスクリプションは、A4サイズ1枚に収まるくらいのボリュームを意識して、フォーマットにあわせて情報を記入します。ジョブディスクリプションの作成後は、公開前に一度現場のマネジメントや責任者などに内容を確認してもらいましょう。

また。作成後の書面には、会社の事業方針や経営方針により、業務内容が変更になる可能性がある旨の記載を忘れないように注意が必要です。

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